Mis à jour le 09/20/2024 – Le télétravail ne doit pas vous empêcher de stimuler l’intelligence collective au sein de vos équipes. Au contraire ! La distance vous oblige à redoubler d’imagination pour renforcer les liens entre vos collaborateurs et les encourager à trouver des idées pour être encore plus innovantes. Voici 5 formats d’intelligence collective extraits de notre Livre Blanc : 24 pratiques d’intelligence collective et particulièrement pertinents en période de télétravail.

Le ROTI

Le ROTI fait partie des formats d’intelligence collective pour recueillir du feedback. Plus spécifiquement, il s’agit d’une méthode pour évaluer un événement passé, généralement une réunion ou un workshop. Très utile lorsque vos équipes sont à distance pour continuer d’organiser des réunions et événements utiles ! Normalement, à l’issu de l’événement, les participants évaluent son utilité, habituellement à main levée. Pour cela, ils font un rapide « vote à 5 doigts » :

• 5 doigts : l’événement a été très utile, sa valeur dépasse largement le temps passé
• 4 doigts : l’événement a été utile, sa valeur dépasse le temps passé
• 3 doigts : l’événement a été utile, le participant n’a pas perdu son temps
• 2 doigts : l’événement a été utile, mais ne valait pas le temps passé à y participer
• 1 doigt : l’événement a été inutile, le participant n’a rien gagné ni appris

Vous devez ensuite faire la moyenne des notes données. Cette moyenne est annoncée aux participants à voix haute. Enfin, vous pouvez demander aux participants « qu’aurait-il fallu faire pour que vous leviez un doigt supplémentaire ? ». Vous récolterez ainsi des idées pour améliorer vos réunions/workshops.

Il est essentiel de continuer à évaluer les réunions, afin de s’assurer qu’elles restent pertinentes et utiles pour vos équipes à distance. Cette méthode vous permettra de maintenir un niveau de qualité élevé tout en prenant en compte les besoins de vos collaborateurs dispersés.

Comment digitaliser le ROTI

• Créez des pour organiser vos réunions, ateliers et momentum.
• Prévoyez une session d’interactivité à la fin de votre workshop, réunion ou événement. Vos collaborateurs pourront l’évaluer de manière anonyme en colorant 1 à 5 étoiles.
• Juste après le vote, la session d’interactivité se prolonge avec une question ouverte : comment nous améliorer pour avoir une étoile supplémentaire ? Vous collecterez alors toutes les idées.

Le Brown Bag Lunch

Le Brown Bag Lunch s’ajoute aux formats d’intelligence collective pour monter en compétences de manière informelle. Il s’agit d’un moment informel où les collaborateurs apprennent les uns des autres le temps d’une pause déjeuner. En temps normal, un groupe de collaborateurs se réunit tous les mois pour déjeuner ensemble, généralement dans une salle de réunion. L’un d’entre eux partage l’une de ses expertises avec les autres.

L’occasion pour les autres d’éveiller leur curiosité, d’apprendre de nouvelles choses, de s’ouvrir à de nouvelles compétences. Ils peuvent aussi poser toutes leurs questions. Au Brown Bag Lunch suivant, un autre expert prendra la parole sur un nouveau sujet. Car chacun a des choses à partager ! Bonne nouvelle, le Brown Bag Lunch peut être digitalisé.

Même à distance, cette pratique reste un excellent moyen de cultiver la cohésion et de partager les savoirs au sein des équipes. Le format digital permet de toucher un public plus large et d’engager des collaborateurs de différents sites ou pays, renforçant ainsi la collaboration interservices et internationale.

Comment digitaliser le Brown Bag Lunch

• Créez un événement sur Beeshake pour chaque Brown Bag Lunch. Chaque événement ne sera visible que pour les collaborateurs qui y sont invités.
• Grâce au fil de discussion dédié, les participants pourront commencer à échanger avant le jour J. Ils pourront aussi continuer d’échanger ou de poser leurs questions bien après le BBL.
• Beeshake vous permet aussi de filmer votre BBL et de diffuser la vidéo en direct, directement sur la page de votre événement. Le présentateur du jour pourra ainsi prendre la parole en vidéo, et les collaborateurs à distance pourront échanger et poser leurs questions sur la page de l’événement.

Le concours de bonnes pratiques

Le concours de bonnes pratique fait partie des formats d’intelligence collective ludiques. Car mettre en mouvement l’intelligence collective nécessite de motiver vos collaborateurs. Régulièrement, proposez un concours de bonnes pratiques de quelques jours pour encourager vos collaborateurs à se mettre dans une posture de partage.

Le principe du concours de bonnes pratiques ? Pour participer, chaque collaborateur doit publier une photo, une vidéo ou quelques lignes pour partager une bonne pratique qu’il a mise en place et qui pourrait aider ou inspirer ses collègues. Le gagnant est celui dont la bonne pratique est considérée comme étant la meilleure par la majorité de ses pairs. En d’autres termes, la bonne pratique gagnante peut tout simplement être celle qui récoltera le plus de likes.

En ce qui concerne les lots, optez pour des idées qui renforcent l’intelligence collective ou développent les compétences des gagnants (ex : des formations).

Ces concours permettent non seulement d’augmenter l’engagement des collaborateurs à distance, mais aussi de faire émerger des idées novatrices pour optimiser les pratiques de travail. En période de télétravail, ces partages d’expérience peuvent faire toute la différence.

Comment digitaliser le concours de bonnes pratiques

• Annoncez votre concours sur Beeshake et envoyez une newsletter pour le promouvoir, directement depuis la plateforme.
• Expliquez que pour participer, vos collaborateurs n’ont qu’à publier leurs photos, vidéos, ou texte, directement dans le fil d’actualité. La publication la plus likée à une date et à une heure donnée est désignée gagnante.
• Demandez aux auteurs des meilleures bonnes pratiques de créer des MOOCs ou des articles pour expliquer leur idée en détails.

L’appel à conversations

Lancez des discussions sur un thème en commençant par « Partage de bonnes pratiques : comment feriez-vous pour…. » et vous allez être surpris du nombre de personnes qui s’engagent rapidement dans la discussion.
Bien souvent, un collaborateur à distance ne sait pas toujours vers qui se tourner lorsqu’il a des questions. Grâce à l’appel à conversations, un collaborateur peut poser une question, solliciter l’avis ou bien obtenir les idées de la communauté de ses pairs, et ce de manière formalisée. L’appel à conversations fait partie des formats d’intelligence collective simples. Il tient en 3 étapes :

• Le collaborateur pose sa question à l’ensemble de la communauté.
• Les membres de la communauté répondent.
• L’émetteur de la question sélectionne les réponses qu’il trouve les plus pertinentes. Le collaborateur à l’origine de la question partage la ou les solution(s) qu’il a retenue(s) et en fait un compte rendu.

Comment digitaliser l’appel à conversations

• Encouragez vos collaborateurs à faire des appels à conversations sur Beeshake s’ils ont besoin d’échanger avec leurs pairs. Expliquez qu’une question doit être « simple comme un tweet ».
• Lancez le hashtag #AppelàConversations, de manière à pouvoir retrouver en un clic tous les appels déjà émis.
• Expliquez qu’une question peut être adressée à l’ensemble des collaborateurs de l’organisation, ou bien à une communauté spécifique.
• Encouragez vos collaborateurs à liker les réponses les plus pertinentes afin que celles-ci soient plus faciles à repérer.

Le Codev’

Parmi les formats d’intelligence collective, le Codev’ consiste à partir d’expériences vécues pour s’améliorer. Il s’agit de constituer un groupe de 5 à 8 personnes qui vont apprendre les unes des autres pendant plusieurs séances.

Avec des équipes à distance, cela nous offre souvent l’opportunité de repenser les méthodes de travail et de trouver de nouvelles approches. En encourageant vos équipes à travailler ensemble via des séances de Codev’, vous pouvez faire émerger des solutions innovantes pour répondre aux défis que vous rencontrez.

Plusieurs rôles sont à définir :

• Le « client » qui expose un irritant. Il change à chaque séance.
• Les « consultants » apportent leur expérience pour résoudre les irritants.
• L’animateur, qui guide le groupe dans sa réflexion.

Les séances se déroulent de la manière suivante :

• Le client expose son problème de manière claire et synthétique.
• Les consultants posent toutes leurs questions, afin de comprendre la problématique le plus précisément possible. Toute zone d’ombre doit être éclairée.
• Le client annonce un contrat de consultation, approuvé par les consultants. S’ensuit une consultation collégiale : les consultants exposent leurs visions, leurs expériences sur ce terrain et leurs idées. Cette étape doit permettre d’inspirer le client.
• Le client fait la synthèse de ce qu’il retient de la consultation, et crée un plan d’actions.
• La dernière étape est un bilan : chacun évalue ce qu’il a appris durant la consultation.

Comment digitaliser le Codev’

• Constituez plusieurs groupes de Codev’ dans votre organisation.
• Dans Beeshake, créez une communauté pour chaque groupe. Ces communautés digitales remplaceront pendant un temps les séances physiques de Codev’. Les membres pourront y poser leurs questions et y partager leurs réponses, leur veille et leurs expériences.
• Encouragez les communautés à créer leurs propres événements
  pour chaque séance de Codev’. Un événement = une problématique d’un « client » donné.
• Expliquez aux groupes qu’ils pourront également monter une équipe projet s’ils souhaitent soumettre un projet d’innovation conjointement, suite à cette expérience.

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