Comment assurer le succès du déploiement d’un tel outil ?

Comment assurer le succès du déploiement d’un tel outil ?


Chez Beeshake, nous sommes convaincus que l’outil n’est qu’un moyen pour servir une cause plus grande : celle de votre transformation digitale. Voici les éléments essentiels à mettre en place pour assurer le succès de la plateforme.

Chez Beeshake, nous sommes convaincus que l’outil n’est qu’un moyen pour servir une cause plus grande : celle de votre transformation digitale. Voici les éléments essentiels à mettre en place pour assurer le succès de la plateforme.




Suivez le guide !
assurer le succès du déploiement d’une solution digitale

PAR OU COMMENCER ?


UN PROJET DE TRANSFORMATION DOIT ETRE PORTÉ PAR LES DIRIGEANTS

C’est l’une des clés principales de votre projet de transformation digitale, managériale ou organisationnelle. En effet le projet doit être incarné par un ou plusieurs dirigeants afin d’embarquer tout le monde dans l’aventure. Ce dirigeant devra montrer l’exemple et fédérer autour de lui une équipe impliquée dans la réalisation. Il doit mettre expliquer la vision qu’il a pour l’organisation et exprimer des objectifs clairs.

PAR OU COMMENCER ?



IMPLIQUER LES MANAGERS

En règle général, ce type de projet de transformation vise à inscrire l’organisation dans une nouvelle approche du travail. Cette approche, souvent, est de casser les silos et d’arriver à une structure moins pyramidale. Plus ouverte. Le rôle des managers dans cette transition peut parfois être flou. Ils se demandent quel sera leur nouveau rôle dans cette nouvelle organisation.
Il faut impérativement les impliquer dès le début du projet, voire le co-construire avec eux. Ils seront les meilleurs ambassadeurs de la stratégie et de la vision de l’entreprise pour les collaborateurs !

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NE PAS MULTIPLIER LES OUTILS !

Dans un contexte de transformation digitale, il arrive fréquemment que les organisations fassent le choix d’empiler de nouveaux outils digitaux sur les outils déjà existants. Conflits de « pré carré’ avec la DSI, applications métiers utilisées par une poignée d’irréductibles gaulois… Les raisons sont nombreuses. Il faut profiter de l’occasion pour remettre un coup de jeune à des outils souvent vieillissants. En effet, de récentes études montrent que la 2ème cause principale d’une transformation digitale ratée est la multiplicité des outils !

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LES FREINS AU SUCCÈS


LES CONTRAINTES IT

Malheureusement c’est ce que nous constatons le plus souvent. Avec le développement des solutions digitales en mode Saas, la diversité ainsi que la rapidité de déploiement des outils a explosé. Souvent les services IT dans les ETI n’ont pas pris le virage « open », et son restés avec des outils souvent lourds à administrer. Seulement, certains de ces outils digitaux restent essentiels (couches métiers paye, congés, RH,…). De même, le service informatique fait souvent face à des menaces de sécurité trop sous estimées !
Comment alors inscrire dans l’écosystème numérique de l’entreprise un outil d’engagement pour aider à la transformation ?
Il faut COM-MU-NI-QUER ! Et que la décision du déploiement soit prise par le dirigeant qui porte le projet. Les besoins métiers ne vont pas toujours de paire avec les contraintes IT !

LES FREINS AU SUCCÈS



LES MOYENS FINANCIERS

De toutes les études effectuées sur le sujet du frein à la transformation digitale, c’est celle qui arrive en première place à chaque fois ! En effet, les dirigeants pensent souvent qu’ils n’ont pas les moyens financiers pour faire atterrir un projet de transformation. Hors, ce n’est pas au niveau de l’outil que la surface financière pourrait manquer ! En effet aujourd’hui il existe des dizaines d’outils faciles et rapides à mettre en place ; qui correspondent aux besoins des clients (et même plus !) ; et qui ne coûtent pas cher du tout (c’est d’ailleurs le cas de Beeshake…) ! Mais la transformation demande à créer une stratégie cohérente avec une vision, un plan de communication bien rôdée, l’engagement des managers et collaborateurs… C’est souvent tout l’accompagnement et le temps passé qu’engendre une telle transformation qui « effraient » les dirigeants. Pas le prix de l’outil ! Surtout qu’à terme l’outil doit aider à augmenter les performances de l’entreprise ! Il fera donc gagner de l’argent in fine. Et le ROI est souvent pilotable en temps réel et mesurable sur la durée.

LES FREINS AU SUCCÈS



LA RÉSISTANCE AU CHANGEMENT

Encore une fois, c’est une des principales causes de frein à la transformation. Les manifestations de cette résistance sont variées ; « ça prend trop de temps », « c’est pas sécurisé », « on n’a pas les ressources en interne », « ça marche très bien comme ça », … Cette résistance peut être fondée, ou pas, rationnelle, ou irrationnelle. Mais elle est normale ! La résistance au changement est tout à fait naturelle. Cependant, il va falloir la régler !
Le point de départ pour lever cette résistance au changement reste l’expression de la vision du dirigeant qui porte cette transformation. Le service communication et/ou RH aura pour mission de s’assurer que cette vision est bien comprise par tous. Une étape fondamentale est également l’implication des managers dans ce processus (cf plus haut).
Enfin, la communication sur les bénéfices de cette transformation pour les collaborateurs doit être au coeur de la stratégie. Avec le cas échéant la possibilité de prouver ces bienfaits !

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Des questions sur les freins à la transformation digitale ?

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COMMENT ENGAGER LES ÉQUIPES DANS UNE DÉMARCHE D’INNOVATION


EN ÉCOUTANT

Nos outils de gestion et d’évaluation des idées aident les décideurs à filtrer celles qui sont les plus à même d’aboutir une solution concrète. Beeshake permet de désigner plusieurs responsables de l’innovation. Vous pouvez aussi adapter vos critères d’évaluation aux objectifs et processus propres à votre organisation. Ainsi, il est facile et rapide de jauger la qualité d’une idée à l’aune des indicateurs définis par vos soins, comme son potentiel commercial et l’investissement requis pour la mettre en œuvre.

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EN IMPLIQUANT

Like, commentaires, échanges d’idées, partage de fichiers multimédias, hashtags thématiques, mentions de collègues pour interpeller un collègue sur une idée…En invitant chacun à mettre la main à la pâte, Beeshake fait de la génération d’idées une activité sociale à part entière ! Une fois qu’une idée ou innovation a été retenue par les décideurs, son auteur a accès à un espace dédié sur Beeshake. Il peut alors y partager des informations et documents sur l’état d’avancement du projet, demander à ses followers de livrer leurs feedbacks et y publier des sondages pour sa communauté.

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EN RECONNAISSANT

Le collaborateur gagne des points chaque fois qu’il participe sur Beeshake. Il peut décider quand bon lui semble de dépenser ces points dans une innovation recommandée par un collègue ou une autre équipe. L’outil reprend donc les codes du crowdfunding, qu’il allie à des fonctionnalités de gamification pour établir un classement en temps réel des contributeurs actifs et des meilleurs pourvoyeurs d’idées. Les acteurs de l’innovation sont enfin sous les projecteurs !

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UN ACCOMPAGNEMENT ESSENTIEL AUTOUR DE 3 PILIERS


ACCOMPAGNEMENT EN STRATÉGIE

Les organisations ont toutes des cultures et des problématiques différentes. Liées à leur histoire, aux collaborateurs, aux dirigeants, à l’implémentation géographique… Nous vous aidons à construire votre vision et à mettre en place une stratégie pour remettre l’Humain au coeur de vos préoccupations.
Nous vous aidons à définir les grandes étapes du projet et à poser les conditions du succès.

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LES OUTILS

Expert en plateformes collaboratives et participatives, Beeshake sera à même de vous proposer les solutions digitales qui conviennent à votre projet.
Tout d’abord en réalisant un audit avec mapping de votre écosystème digital, de l’utilisation que vous en faites, de l’implication des collaborateurs, des BU concernées, du parc informatique et mobile de votre société,…
Cela vous aidera à y voir plus clair dans le choix d’un outil pour accompagner votre transformation digitale.

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PLAN DE COMMUNICATION

Nos équipes et/ou nos partenaires sont des experts dans la constitution de plans de communication pour accompagner la transition digitale de votre organisation.
Salariés déconnectés, éclatement géographique, stratégie éditoriale, cadence des actions de communication à mettre en place, supports à utiliser en fonction des populations… La mise en place d’un projet d’envergure nécessite une coordination importante pour faire la communication et la pédagogie auprès du plus grand nombre.

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ANIMATION

C’est sans doute l’élément le plus important d’une transition digitale réussie. La mise en place d’un réseau social interne ou de parcours de formations digitaux nécessitent une participation active des collaborateurs.
C’est la raison pour laquelle nous accompagnons nos clients pour faire vivre l’écosystème digital de l’entreprise. L’outil ne fait pas tout !
Créer et former une équipe de contributeurs ; créer et animer un réseau d’ambassadeurs ; faire participer les collaborateurs… Tout cela ne s’improvise pas ! Et c’est essentiel pour assurer le succès du déploiement d’une plateforme collaborative !

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