Dans un contexte de transformation numérique, un nouveau concept émerge, celui de la « Digital Workplace ». Il fait référence à un environnement unifiant toutes les technologies digitales utilisées par l’entreprise : les mails, les logiciels de messagerie instantanée, les réseaux sociaux, les applications professionnelles, les solutions des réunions virtuelles. De quoi s’agit-il précisément ? Quelle est la visée de cette Digital Workplace ?
La digital workplace : un nouvel environnement digital
Qu’est-ce qu’une Digital Workplace ? La meilleure définition donnée à ce jour est l’œuvre de la chercheuse Jane McConnel, spécialisée dans l’entreprise digitale : « La Digital Workplace est un mélange entre les personnes, l’organisation et les outils. Elle doit être appréhendée selon trois perspectives :
- Les capacités. Les individus et les outils servent conjointement les objectifs des personnes, de l’entreprise, du business
- Les leviers. Individus et outils sont mobilisés au service de la structure, des process, et facilitent le changement
- L’état d’esprit. Des valeurs, attentes et manières de penser qui déterminent la manière dont les organisations agissent. »
La Digital Workplace permet ainsi aux organisations de mettre en œuvre un nouvel environnement adapté aux attentes et aux usages de leurs collaborateurs. Elle a pour rôle et raison d’être l’unification et la mise en cohérence des technologies utilisées dans l’entreprise. Citons par exemple l’e-mail, la messagerie instantanée, les médias sociaux, les applications RH, les outils de réunions virtuelles…
La Digital Workplace doit transformer « l’expérience collaborateur » pour, in fine, favoriser l’efficacité et l’innovation collaborative. Elle permet notamment :
- de renforcer les nouveaux modes de travail, de plus en plus transverses et collaboratifs
- de renforcer l’attractivité de la marque employeur grâce à des environnements de travail dynamiques et innovants
- d’augmenter la productivité de l’ensemble des collaborateurs, grâce aux bonnes informations au bon moment.
La digital workplace est basée sur les besoins des collaborateurs
Pour fonctionner et être adoptée par les collaborateurs, une Digital Workplace doit être centrée sur les besoins de ses futurs utilisateurs, selon trois axes principaux : l’engagement, le service et le métier. Le premier permet de favoriser la communication et la collaboration entre collègues. Le deuxième, les démarches administratives. Quant au troisième, il apporte des réponses concrètes aux collaborateurs sur leurs besoins professionnels quotidiens.
Un challenge pour les managers
La mise en place d’une digital workplace est un projet très profond. Tout d’abord parce que le bureau « physique » change, les espaces de travail deviennent plus ouverts, le télétravail se développe, les usages se modifient en profondeur. Ensuite, parce que la Digital Workplace contribue à gommer les frontières entre la vie personnelle et la vie professionnelle. Il convient dès lors de (se) fixer des règles. Enfin, parce qu’elle « challenge » les managers d’une façon inédite : ils doivent être les premiers référents de la culture digitale de l’entreprise, sous peine de ne pas pouvoir assurer leur leadership naturel !
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