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Au sein de l’entreprise, la collaboration est indispensable au bon déroulement des différents projets. Cela nécessite des échanges constants et qualitatifs entre les collaborateurs qui peuvent parfois être chronophages. Par chance, il existe de nombreux types d’outils pour collaborer, faciliter ces échanges et être plus productif.

QUELS SONT CES OUTILS DIGITAUX ET QUE PEUVENT-ILS VOUS APPORTER CONCRÈTEMENT ?

À l’heure de la digitalisation, les échanges peuvent être facilités et accélérés par différents outils. Que ce soit pour les échanges directs ou asynchrones, le suivi de projet ou la diffusion privée ou publique d’informations. Vous trouverez ici une liste non exhaustive des solutions offertes par le digital.

LE TCHAT OU MESSAGERIE INSTANTANÉE

Près d’1,4 milliard de personnes qui utilisent une application de messagerie instantanée dans le monde en 2015 ! Si l’on en croit les statistiques, la part « entreprise » représente 10,7 % des utilisateurs de la messagerie instantanée.

Le tchat ou messagerie instantanée s’est imposé ces dernières années comme un des outils digitaux incontournables entre collaborateurs. Souvent complémentaire aux outils « traditionnels », les collaborateurs échangent ainsi dans de véritables parties de « ping-pong écrit ». Ce sont des échanges en phrases courtes s’adressant à des personnes plus ou moins éloignées physiquement. Dans certaines entreprises, au lieu de téléphoner ou de se déplacer, les salariés adeptes de la messagerie instantanée n’hésitent pas à communiquer via ce canal alors qu’ils ne sont séparés que de quelques mètres.

Il existe de nombreux outils pour collaborer et applications de tchat favorisant les échanges. Celles ci prennent également en compte la mobilité des collaborateurs.

Leur fonctionnement est assez semblable. Tous offrent la possibilité de communiquer à deux ou plus à l’écrit ou à l’oral, avec ou sans vidéo, voire de passer des appels vers un numéro de téléphone et de partager des documents (à télécharger ou en live par partage d’écran). Les notifications (personnalisables) permettent d’être informé en temps réel et de prendre part à la conversation.

LES RÉSEAUX SOCIAUX D’ENTREPRISE (RSE)

Communiquer, échanger, collaborer, le Réseau Social d’Entreprise (RSE) se veut le lieu qui regroupe tous les collaborateurs d’une entreprise. L’évolution des ventes de Réseaux Sociaux d’Entreprise en mode Saas est soutenue en 2015 avec une croissance de 40 %. Pourquoi ?

Le principal atout du réseau social d’entreprise est de pouvoir capitaliser sur les savoirs informels. Ces savoirs sont issus de partages et d’échanges dont on comprend bien l’intérêt. Le RSE permet un échange transversal entre les collaborateurs grâce aux différents groupes de travail qui peuvent être créés et des informations qui peuvent être publiées auprès de tous les collaborateurs.

La promesse est en effet de mieux collaborer : « le bon outil pour la bonne information ». Le réseau social d’entreprise peut apporter une réponse en structurant les échanges par communautés. Le réseau social apparait comme une activité de type « flux » ou « stream » d’informations qui traverse une organisation et où la transversalité des échanges se révèle.

Parmi les autres avantages des réseaux sociaux d’entreprise, on note l’accélération de la « work intelligence ». C’est à dire le développement d’une culture d’entreprise ou encore l’accélération de l’innovation.

LE COOC/MOOC

Avec l’arrivée du digital, la formation pour les collaborateurs évolue à travers les MOOC ou COOC (Massive / Corporate open online course). Objectifs : offrir une formation innovante à un public élargi et s’ouvrir aux nouveaux outils pédagogiques. Cette nouvelle forme d’apprentissage répond à une demande croissante de la part des collaborateurs.

Fonctionnellement, ces nouveaux formats de formations peuvent être accompagnés d’espaces de discussions. Cela permet aux collaborateurs de s’interroger et de mieux comprendre certains éléments des problématiques qui leur sont soumises.

Ainsi, l’aspect collaboratif rendant possible l’échange avec d’autres apprenants peut devenir un outil d’entraide et d’accompagnement à la transformation d’une entreprise.

LES OUTILS DIGITAUX DE GESTION DE PROJET PURE PLAYER

Les outils digitaux nouvelle génération de gestion de projet permettent de fusionner l’aspect pratique de la collaboration autour d’un projet avec celui de la communication et de l’échange entre les participants à ce projet.

Plus ou moins complexe, nous pouvons citer quelques exemples :

  • Trello : c’est un outil digital simple de ticketing qui permet d’assigner rapidement des tâches et permets d’un seul coup d’œil de voir où en sont les tâches de chacun et les tâches qui nous sont attribuées ;
  • Slack : cet outil permet de fusionner tous les éléments liés à un projet (Trello, Github, espace d’échange par projet, tchat privé, partage de fichiers…) ;
  • Wrike : c’est un outil complet qui permet d’assigner des deadlines, de gérer des groupes de travail, d’avoir un retro-planning complet concernant les projets.

Les bénéfices de l’utilisation de ces outils au sein d’une entreprise vont au-delà de la simple efficacité dans les échanges, arrivant même à augmenter l’implication, le bien-être et la productivité des collaborateurs.


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