Boite à idées en entreprise : pour une mise en place efficace

Qu’est devenue la boite à idées en entreprise ? Dans cette boite, les collaborateurs glissaient leurs suggestions pour participer, si ce n’est à l’innovation, au moins l’amélioration continue de leur entreprise. Mais le digital a tout chamboulé. Il a rendu cette boite obsolète, et a instauré de nouveaux codes. Alors, qu’est devenue la boite à idées en entreprise ? Comment mettre en place une boite à idées efficace ?

De traditionnelle boite à idées à une version digitalisée

Le digital a-t-il tué la boite à idées physique ?

A minima, on peut dire qu’il l’a rendue obsolète. En effet, la version physique présentait quelques désavantages. D’abord, elle rendait difficile la gestion des idées. En effet, une seule boite n’était pas toujours suffisante pour une entreprise entière. Il fallait donc plusieurs boites. Parfois, sur plusieurs sites distincts. Pour récolter et traiter les idées, il fallait donc réunir tous les bulletins issus de toutes les boites. Mais certains bulletins se perdaient en route ! Pour les autres, il fallait les lire, les trier, les classer. Bref, il était difficile, face à des centaines de petits papiers, d’avoir une vue globale des choses. Et puis, tout cela n’était pas vraiment écologique…

Le digital n’a donc pas tué la boite à idées en entreprise : il l’a augmentée. En effet, le digital permet à tout le monde de participer, et il facilite le traitement des idées.

Les avantages de la boite à idées digitalisée

Elle est accessible : où qu’il se trouve, n’importe quel collaborateur y a accès tant qu’il a une connexion internet. Même dans les organisations où les collaborateurs n’ont pas tous d’adresse e-mail professionnelle, il est facile de mettre en place un système d’identification (avec un matricule, un code, etc.). De plus, une boite à idée digitale est disponible sur n’importe quel périphérique : ordinateur, tablette ou smartphone.
Les idées sont faciles à traiter : le comité de sélection des idées peut retrouver tous les projets proposés dans un espace unique. Les membres de ce comité n’ont donc pas être physiquement ensemble pour consulter, trier et sélectionner les idées. Et en un coup d’oeil, ils ont un regard global sur l’ensemble des propositions. Avec cet effet « tableau de bord », l’innovation collaborative est plus facile à piloter.
Elle est collaborative : elle permet à tous les collaborateurs de consulter les idées proposer par leurs pairs, de les soutenir et de les suivre. La boite à idées digitale apporte donc de la transparence et ouvre la voie de la participation et de l’engagement collaborateur.

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Les avantages d’une boite à idées digitale en entreprise

La boite à idées digitale permet aux collaborateurs de donner leur feedback et d’apporter de nouvelles idées au service de l’amélioration continue de l’entreprise. Voici une liste de quelques grands avantages qu’elle apporte :

Les collaborateurs devient les acteurs de l’entreprise : même ceux qui ont moins confiance en eux peuvent se sentir libres de participer
De nouvelles manières de penser sont encouragées
L’efficacité est boostée, puisque les collaborateurs sont invités à transformer ou supprimer les irritants ou les process inutiles
La productivité est meilleure car les salariés se sentent écoutés et valorisés
Les performances sont également meilleures, car les collaborateurs proposent souvent de nouvelles manières de faire du business
Elle permet une meilleure rétention des talents en augmentant la fierté d’appartenance des collaborateurs
Il est plus facile de répondre aux attentes des clients, car les collaborateurs du terrain sont les mieux placés pour se faire les relais des attentes des clients

Votre entreprise a-t-elle besoin d’une boite à idées digitale ?

Avant de mettre en place une boite à idées digitalisée dans votre organisation, soyez attentifs à votre culture d’entreprise. Ainsi, la question que vous devez vous poser n’est pas : « devez-vous mettre en place une boite à idées ? » mais « Comment la mettre en place pour en assurer le succès ? ».

Si vous constatez que la remontée de feedback ou de nouvelles idées est déjà courante dans votre entreprise, votre boite à idées devrait être prise en main assez rapidement par vos collaborateurs. Si, en revanche, la libération de la parole n’a pas encore été opérée, vous devrez accompagner cette nouvelle culture de l’innovation. Pensez à mettre en place des actions de communication et d’animation, en ligne et en présentiel. Vous pouvez par exemples prévoir les actions suivantes :

Des messages réguliers pour animer votre outil digital
Des actions de valorisation des collaborateurs qui participent
L’organisation d’ateliers d’idéation ou de sessions de brainstorming

Pensez à impliquer les managers dans ce processus !

Les étapes vers le succès

Vous souhaitez mettre en place une boite à idées digitale dans votre organisation ? Pensez à vérifier que vous avez prévu les éléments suivants :

Préparez des instructions que vous communiquerez à vos collaborateurs : ils doivent savoir ce qu’ils ont à faire, et comment ils vont le faire.
Déterminez les thématique sur lesquelles vous attendez de nouvelles idées. Vous souhaitez laissez à vos collaborateurs la liberté de proposer des idées sur n’importe quel sujet ? Dites-leur aussi !
Identifiez les acteurs de l’innovation participative, notamment les membres du comité de sélection.
Communiquez sur le processus de sélection des idées. Il n’y a rien de pire que de prendre le temps de proposer un projet, et de ne pas savoir ce qu’il devient.
N’oubliez pas de demander à vos collaborateurs le « pourquoi » et le « comment » de leurs idées. Cela vous permettra de sélectionner plus facilement les projets plus importants et/ou les plus faciles à mettre en place.
Tranchez sur la question des récompenses. Selon votre culture d’entreprise, choisissez de récompenser les participants symboliquement ou financièrement.
Choisissez le bon ton de communication. Vos collaborateurs doivent avoir envie de participer, donc n’hésitez pas à adopter un ton jovial !
Basez-vous sur le volontariat. C’est ainsi que vous identifierez facilement les ambassadeurs de l’innovation, c’est-à-dire les personnes les plus impliquées. Et puis, vous ne pouvez pas forcer les nouvelles idées à surgir. N’oubliez pas de valoriser les collaborateurs volontaires !

3 beaux exemples de boites à idées

Un article du site Vetters référence quelques très beaux exemples de collectes d’idées efficaces. De quoi vous donner envie de vous lancer dans la démarche !

La Deutsche Post a économisé des millions

Un salarié d’un centre de distribution de la Deutsche Post a remarqué que l’entreprise payait très cher l’essence de ses camions de distribution. En effet, les conducteurs se ravitaillaient dans une station où l’essence était plus chère. Le salarié a donc recommandé d’acheter en gros pour économiser 25% du prix de l’essence. Comme elle possède des centaines de camions, l’entreprise a économisé des millions !

British Airways a économisé 600 000 £

En 2011, un collaborateur de British Airways a tout simplement proposé de détartrer les canalisations des toilettes des avions. Une procédure qui a permis d’alléger les avions, au point d’économiser 600 000£.

Siemens a économisé 60 000 £ grâce à un changement de composant

Emma Akerman, salariée de Siemens, a suggéré de fabriquer un composant en acier galvanisé plutôt qu’en acier inoxydable, permettant à son entreprise d’économiser plus de 60 000 £ par an dans l’une des usines du Royaume-Uni.