Cahier des charges – Plateforme d’intelligence collective

Contexte & Objectif

Ce cahier des charges décrit les besoins fonctionnels et techniques d’une plateforme d’intelligence collective destinée à :

  • mobiliser les collaborateurs autour de sujets stratégiques
  • partager idées, pratiques, retours terrain, propositions d’amélioration
  • faciliter la co-construction de solutions ou de plans d’action
  • soutenir les décisions collectives et l’alignement des équipes
  • fluidifier la circulation de l’information entre terrain, experts et direction
  • valoriser la participation et renforcer l’engagement des équipes

Le dispositif peut être utilisé par :

  • Directions Innovation
  • Directions Transformation
  • Directions RH / Qualité / RSE
  • Directions métiers (industrie, retail, services, etc.)
  • Managers de proximité et équipes terrain

Il constitue un support structurant pour les démarches collaboratives, la remontée des irritants, la transformation continue et la mise en œuvre opérationnelle.

Périmètre fonctionnel attendu (Must Have / Nice to Have)

Domaine fonctionnel Description attendue Priorité
Remontée d’idées / signaux terrain Dépôt simple, mobile-friendly, catégorisation, tags, pièces jointes Must Have
Espaces collaboratifs thématiques Espaces de discussion, partage de documents, fil d’actualité Must Have
Co-construction / ateliers contributifs Modules de contribution (questionnaires, votes, priorisation, sondages) Must Have
Animation de communautés Rôles, modération, publication de contenus, notifications ciblées Must Have
Débat structuré / prise de décision Votes, sondages, arbitrages, scoring Nice to Have
Workflow d’instruction / traitement Statuts, assignation, commentaires internes, suivi des actions Must Have
Reporting & analyse Dashboard, export, suivi de la participation et de la résolution des irritants Must Have
Bibliothèque de bonnes pratiques Capitalisation, recherche avancée, filtres Nice to Have
Modules RSE / QVT Contributions orientées impact, initiatives locales Nice to Have
Connexion, Intégration MS Teams SSO, webhook Must Have
Gamification Badges, points, classements (optionnel) Optionnel

Workflow et parcours utilisateur attendu

Le dispositif doit permettre un parcours fluide et compréhensible par tous les profils :

1- Parcours collaborateur

  1. Identifier un sujet ou un irritant
  2. Déposer une contribution (idée, pratique, signal, retour terrain)
  3. Participer aux discussions et votes
  4. Suivre le traitement de sa contribution
  5. Être informé de la décision ou de l’action engagée

2- Parcours Manager / Expert

  1. Consulter les contributions de son périmètre
  2. Évaluer, commenter, arbitrer
  3. Prioriser les initiatives
  4. Engager une action corrective ou un plan d’amélioration

3- Parcours Administrateur / Pilote Innovation

  1. Configurer les espaces et thématiques
  2. Animer la participation
  3. Suivre les indicateurs de participation et de transformation
  4. Accompagner les communautés et les managers

Exigences techniques & sécurité

La plateforme doit satisfaire aux exigences suivantes :

1- Hébergement & sécurité

  1. SaaS sécurisé, hébergé en Europe (préférence France)
  2. Conformité RGPD, registre des traitements disponible
  3. Certification ou documentation de sécurité (ISO 27001, équivalents ou mesures compensatoires)

2- Authentification & intégration

  • SSO SAML2
  • Intégration Microsoft Teams (notifications, webhook)

4- Accessibilité & performance

  • Interface responsive (ordinateur, mobile, tablette)
  • Temps de chargement conforme aux standards (Core Web Vitals)
  • Disponibilité 99,5 % ou plus

4- Gestion des données

  • Export CSV/Excel
  • Journal d’activité
  • Permissions granulaires par profils

Rôles &droits

Rôle Droits et responsabilités clés
Administrateur plateforme Gestion complète du dispositif, configuration des campagnes, droits utilisateurs, supervision du reporting global
Administrateur module Gestion des modules spécifiques (bibliothèques de solutions, temps forts, actualités et informations, etc)
Jury Évaluation des idées et projets, participation à la notation et au tri des idées
Rédacteur blog Rédaction de contenus éditoriaux internes (articles, actualités, retours d’expérience, etc)
Utilisateurs Propositions d’idées, participation, suivi

Indicateurs de réussite (KPI) & ROI attendu

1- Indicateurs de participation

  • Taux de participation globale
  • Diversité des contributeurs
  • Nombre moyen de contributions par campagne ou thème

2- Indicateurs opérationnels

  • Nombre de contributions traitées
  • Nombre de solutions proposées
  • Nombre d’irritants résolus

3- Indicateurs qualitatifs

  • Qualité des échanges
  • Satisfaction des managers
  • Réduction des irritants terrain

Planning & déploiement

1- Délais

  • Cadrage : 2–4 semaines
  • Déploiement technique : 1–2 semaines
  • Phase pilote : 6–8 semaines
  • Généralisation : 3–6 mois

2- Accompagnement

  • Formation administrateurs
  • Formation managers
  • Kit communication interne
  • Suivi d’adoption

FAQ – Questions fréquentes à considérer

  • “Que doit contenir un cahier des charges pour une plateforme d’intelligence collective ?”
  • “Quels critères pour choisir un outil de co-construction interne ?”
  • “Quelles sont les fonctionnalités indispensables pour recueillir et traiter les contributions terrain ?
  • “Comment comparer plusieurs solutions d’intelligence collective ?”
  • “Quels KPI suivre dans une démarche d’intelligence collective ?”
  • “Quel workflow recommandes-tu pour traiter les contributions ?”
  • “Quelles exigences RGPD vérifier dans un projet d’intelligence collective ?”