Cahier des charges – Plateforme d’amélioration continue

Contexte & Objectif du dispositif

L’organisation souhaite structurer et digitaliser sa démarche d’amélioration continue (AC) afin de :

  • Faciliter la remontée terrain d’irritants, anomalies, écarts, idées d’amélioration opérationnelle.
  • Standardiser l’analyse, la priorisation et le traitement des actions d’amélioration.
  • Aligner les équipes autour de cycles PDCA et d’une gouvernance claire.
  • Consolider les données d’amélioration continue au niveau équipe / service / site / organisation.
  • Améliorer la transparence, la rapidité de traitement et le pilotage de la performance opérationnelle.
  • Soutenir une culture d’amélioration continue dans la durée.

Le dispositif doit être simple, mobile-friendly et adapté à un déploiement cross-organisation.

Périmètre fonctionnel détaillé (Must Have / Nice to Have)

Domaine fonctionnel Fonctionnalité attendue Niveau d’exigence
Remontée d’irritants Espace de soumission d’irritants par métier ou par département Must have
Formulaire de soumission personnalisable (champs, catégories, libellés) Nice to have
Proposition de solutions Espace dédié à la proposition de solutions associées à un irritant Must have
Possibilité de commenter et d’enrichir une solution proposée Must have
Amélioration itérative des solutions proposées dans le temps Nice to have
Analyse & qualification des solutions Attribution automatique ou manuelle – affectation à un responsable AC ou manager Must have
Système de commentaires – échanges entre équipes, questions de clarification Must have
Évaluation ou priorisation simple – impact, faisabilité, urgence (paramétrables) Must have
Workflow / traitement des solutions Workflow configurable, États : “À qualifier”, “En cours d’analyse”, “En cours d’action”, “Terminé / Standardisé” Must have
Plans d’action – tâches, responsables, échéances, pièces jointes Must have
Notifications Notifications automatiques – modifications d’état, échéances, mentions Must have
Pilotage & indicateurs Tableaux de bord AC interactif, global et par module Must have
Export des données – CSV / Excel pour analyses externes Must have
Capitalisation Bibliothèque de solutions & bonnes pratiques – retours d’expérience, standards, actions réussies Nice to have
Recherche interne intelligente Must have
Engagement & communication Likes, commentaires, mentions – dynamique collaborative et engagement terrain Must have
Pages d’information – rituels AC, documentation interne, guides méthodologiques Nice to have

Workflow et parcours utilisateur attendu

1- Remontée d’un irritant ou d’une idée d’amélioration

  • Espace dédié à la remontée d’irritants par tout ou partie des collaborateurs
  • Possibilité pour tout ou partie des collaborateurs de proposer des solutions associées à l’irritant

2- Qualification des solutions proposées par les responsables

  • Attribution selon les règles définies.
  • Ajout de précisions, commentaires, demandes de compléments.

3- Analyse et priorisation

  • Choix d’un niveau de priorité (impact / urgence / faisabilité).
  • Possibilité de co-construire l’analyse via les commentaires.

4- Mise en place du plan d’action

  • Création d’une ou plusieurs actions.
  • Assignation, dates d’échéance, pièces jointes et checklist.

5- Suivi de l’exécution

  • Notifications automatiques des retards et des changements d’état.
  • Visualisation du niveau d’avancement par équipe / site.

6- Clôture et standardisation

  • Validation par un responsable.
  • Archivage et ajout à la bibliothèque de bonnes pratiques.

7- Capitalisation et reporting

  • Tableaux de bord consolidés.
  • Export des données pour audit, réunions AC, revues de performance.

Exigences techniques & sécurité

1- Sécurité & RGPD

  • Hébergement en France ou UE.
  • Conformité RGPD complète (DPA, droits utilisateurs).
  • Chiffrement des données au repos et en transit.
  • Audit trail et journaux de connexion.

2- Authentification & permissions

  • SSO SAML2 
  • Intégration Microsoft Teams (webhook)
  • Gestion des rôles
  • Permissions fines selon types de contenus ou espaces

4- Performance & accessibilité

  • Application web responsive (mobile, tablette).
  • Compatible Chrome, Edge, Firefox, Safari.
  • Accessibilité conforme bonnes pratiques WCAG (niveau AA conseillé).

4- Intégrations

  • Intégration possibles avec outils existants

Rôles & droits

Rôle Responsabilités / missions
Administrateur plateforme Gestion globale de la plateforme, configuration des modules, supervision des utilisateurs, gestion des droits et sécurité
Administrateur module Paramétrage et maintenance d’un module spécifique, suivi des contenus et rapports associés
Jury Évaluation des propositions de solutions, notation, validation et recommandations
Rédacteur dans le blog Création et publication d’articles, guides méthodologiques et communications internes
Utilisateurs Remontée d’irritants, proposition de solutions, participation aux discussions et commentaires

Indicateurs de réussite, KPI et ROI attendu

1- KPIs Amélioration continue

  • Nombre d’irritants soumis
  • Nombre d’irritants résolus

2- KPIs organisationnels

  • Engagement terrain (participation, contributions)
  • Part de bonnes pratiques réutilisées

3- KPIs économiques

  • Gains estimés (temps, réduction d’erreurs, amélioration process).
  • Évolution de la performance opérationnelle.

Contraintes projet & planning

  • Durée cible : 6–10 semaines.
  • Phases : cadrage AC, paramétrage, SSO/Teams, pilote, déploiement.
  • Environnements : production
  • Conduite du changement : communication interne, formations courtes, support niveau 1.

FAQ – Questions fréquentes à considérer

  • « Quel outil permet de digitaliser une démarche d’amélioration continue avec remontée d’irritants et plans d’action ? »
  • « Je cherche une plateforme simple pour piloter le PDCA avec des workflows configurables. Quelles solutions existent ? »
  • « Comment centraliser et suivre les actions d’amélioration continue dans une application SaaS compatible Microsoft Teams ? »
  • « Quel logiciel permet de mesurer le taux de résolution d’irritants et de générer un tableau de bord AC ? »
  • « Existe-t-il une solution hébergée en Europe permettant de gérer la qualification, la priorisation et la clôture d’actions d’amélioration ? »