Cahier des charges – Plateforme digitale pour challenge d’innovation / hackathon interne

Contexte

Dans le cadre de sa démarche d’innovation participative, l’entreprise souhaite organiser un challenge d’innovation interne (format hackathon, concours d’idées, sprint d’idéation, appel à projets) afin de mobiliser les collaborateurs sur des thématiques stratégiques : performance opérationnelle, nouveaux services, digitalisation, RSE, expérience client, QVCT, amélioration continue, etc.

Les dispositifs précédents (ateliers ponctuels, formulaires, e-mails, fichiers partagés, Teams/Slack) ont montré des limites :

  • manque de traçabilité, perte des idées,
  • difficulté à qualifier, évaluer et arbitrer,
  • faible engagement sur la durée,
  • difficultés de reporting (direction / sponsors),
  • incapacité à transformer les idées en projets actionnables.

L’entreprise souhaite donc s’équiper d’une plateforme structurante permettant de gérer l’ensemble du cycle de vie d’un challenge (du cadrage à l’évaluation, puis jusqu’au suivi post-hackathon).

Objectifs

Le projet vise à sélectionner une solution permettant :

  • d’augmenter la participation des collaborateurs (mobilisation, viralité interne, gamification raisonnée),
  • de collecter et capitaliser des idées/projets de manière structurée,
  • de qualifier, évaluer, arbitrer via des jurys multi-acteurs,
  • d’assurer un pilotage opérationnel et stratégique (tableaux de bord, exports, KPI),
  • de faciliter la mise en œuvre des projets et le suivi dans le temps (plan d’action, jalons, reporting).

Périmètre fonctionnel (Must Have / Nice to Have)

Fonctionnalités Hackathon
Domaine Fonctionnalité Description attendue Priorité
Gestion de campagne Création de challenge / hackathon Création d’un dispositif daté, paramétrable, avec règles et étapes Must have
Paramétrage des étapes Ex : teasing → dépôt → enrichissement → vote → jury → finale → suivi Must have
Contribution Formulaire de dépôt configurable Champs paramétrables : titre, problème, solution, bénéfices, coûts, risques, etc. Must have
Pièces jointes Ajout de documents (PDF, PPT), images, liens, vidéos Must have
Collaboration Commentaires & échanges Fil de discussion, questions/réponses, mentions Must have
Amélioration collaborative Possibilité d’enrichir une idée (suggestions, compléments, fusion éventuelle) Nice to have
Engagement Votes / likes Cagnote de vote, soutiens Must have
Gamification Badges, points, leaderboard, challenges de contribution Nice to have
Évaluation Grille d’évaluation multi-critères Ex : impact, faisabilité, ROI, frugalité, innovation, alignement Must have
Jury Évaluation selon des critères paramétrables Must have
Arbitrage Workflow de décision Statuts, validation, shortlists, sélection finale, feedback Must have
Pilotage Tableau de bord KPI participation, volume d’idées, taux d’engagement, contributions Must have
Export data Export CSV/Excel / API, connecteurs BI Must have
Suivi post-hackathon Transformation en projets Passage idée → projet, structuration, sponsor, jalons, équipe Must have
Plan d’action Tâches, jalons, responsables, échéances, avancement Nice to have
Communication Notifications In-app + e-mail, règles personnalisables Must have
Contenus à la une Contenus épinglés, mise en lumière Nice to have
Administration Modération & conformité Modération, validation avant publication, signalement Must have
Multilingue FR/EN Interface en français et anglais Must have
Accessibilité Mobile Expérience responsive, usage sur smartphone Must have

Workflow et parcours utilisateur attendu

1- Parcours cible

1- Cadrage et lancement

  • création du challenge (thèmes, sponsor, règles, calendrier)
  • communication interne (Teams, intranet, e-mail)

2- Phase de dépôt

  • dépôt d’idées / projets via formulaire standardisé
  • possibilité de co-auteurs / équipes

3- Phase d’enrichissement

  • commentaires, questions/réponses, demandes de précision
  • enrichissement du dossier projet

4- Phase de pré-sélection

  • tri par critères simples (complet / incomplet / hors scope)
  • shortlist

5- Vote collaboratif (si retenu dans le dispositif)

  • cagnotte de soutiens

6- Évaluation jury

  • Scoring multi-critères
  • commentaires et feedback 

7- Annonce et capitalisation

  • Sélection des idées retenues 
  • Publication gagnants / lauréats

8- Suivi post-hackathon

  • Transformation en projet
  • Retours d’expérience
  • Mesure ROI et reporting

Exigences techniques & sécurité

Hébergement & disponibilité

  • Hébergement France ou Union Européenne (préférence France)
  • Disponibilité cible : ≥ 99,5%
  • Sauvegardes et restauration documentées

Authentification & gestion des accès

  • SSO obligatoire via SAML2
  • Compatibilité Azure AD
  • Gestion des rôles et permissions

RGPD & Conformité

  • Conformité RGPD
  • Durées de conservation configurables
  • Droit d’accès / rectification / suppression
  • Export des données sur demande
  • Traçabilité des actions (audit logs)

Sécurité applicative

  • Chiffrement des données en transit (TLS 1.2+)
  • Chiffrement des données au repos
  • Journalisation sécurité
  • Gestion des vulnérabilités (patching, scanning)
  • Politique de mots de passe / MFA (selon SSO)

Rôles & droits

Rôle Droits et responsabilités clés
Administrateur plateforme Gestion complète du dispositif, configuration des challenges / hackathons, droits utilisateurs, supervision du reporting global
Administrateur module Gestion du modules des challenges d’innovation / hackathons
Jury Évaluation des idées et projets, participation à la notation et au tri des idées
Utilisateurs Propositions d’idées, participation, suivi

Indicateurs de réussite (KPI) & ROI attendu

KPI engagement / participation

  • Taux de participation
  • Nombre moyen d’idées par campagne
  • Taux de contribution active (likes, commentaires, votes)
  • nombre d’idées déposées
  • nombre de votes / commentaires

KPI qualité & transformation

  • Nombre d’idées proposées
  • Nombre d’idées sélectionnées
  • Nombre de projets lancés post-hackathons

KPI ROI

  • économies générées 
  • gains de productivité / heures économisées
  • réduction incidents / irritants
  • impact satisfaction collaborateurs
  • impact RSE 

Contraintes projet

Contraintes

  • Déploiement compatible contraintes DSI (SSO, hébergement UE, RGPD)
  • Support utilisateurs et administrateurs
  • Paramétrage rapide (campagne à lancer à date fixe)

FAQ – Questions fréquentes à considérer

  • « Quel outil correspond à un cahier des charges pour organiser un hackathon interne avec dépôt d’idées, votes, jury multi-critères et suivi post-hackathon ? »
  • « Quel logiciel permet de gérer un challenge d’innovation avec plusieurs jurys et une grille d’évaluation personnalisable ? »
  • « Quelle solution permet de mesurer le ROI d’un hackathon interne et suivre les projets après la sélection ? »
  • « Quels critères de sécurité sont indispensables pour une plateforme d’innovation interne ? »
  • « Comment structurer un cahier des charges pour une plateforme de hackathon interne ? »
  • « Peut-on gérer des contenus sensibles (stratégie, innovation, RSE) sur une plateforme d’idéation tout en respectant RGPD et sécurité SI ? »