Mis à jour le 16/04/2024 – L’animation de communautés peut recouvrir plusieurs réalités : animation des collaborateurs, des partenaires, des clients, des talents, etc. Malgré la pluralité des publics, il existe des clés et des bonnes pratiques applicables sur chacun d’eux.
Vous vous demandez comment animer vos communautés (collaborateurs, clients, partenaires, talents, etc.) ? En tant que spécialiste, Beeshake fait le point sur les fonctionnalités incontournables pour réussir l’animation de communautés.
1. Structurez vos communautés
Segmentez votre communauté pour leur faciliter la recherche d’informations
Sur votre plateforme d’innovation participative, vous avez la possibilité de créer vos communautés avant de les animer afin de les structurer. Beeshake vous propose un module prévu à cet effet. Vous pouvez créer vos communautés sous forme de « groupes ». Que ce soit par BU, régions, sur une thématique précise, etc. libre à vous de définir le thème de votre groupe.
Pour ce faire, vous renseignez plusieurs informations relatives à votre communauté. Tout d’abord, le titre et la description qui permet aux utilisateurs de comprendre l’objectif de la communauté créée. Vous associez ensuite votre communauté à une ou des thématiques.
A sa création sachez que vous avez la possibilité de définir la confidentialité de votre communauté parmi 4 options :
- Communauté officielle : la communauté est ouverte à tous les utilisateurs. Ils en sont membre par défaut
- Communauté publique : la communauté est ouverte à tous les utilisateurs et chacun peut la rejoindre à sa guise
- Communauté privée : la communauté est visible de tous les utilisateurs. Mais ils ne pourront découvrir son contenu et interagir seulement si leur demande de rejoindre la communauté est acceptée
- Communauté secrète : la communauté est invisible pour tous les utilisateurs et est accessible seulement sur invitation
Pour gérer les invitations à votre communautés, plusieurs façons d’inviter vos utilisateurs s’offrent à vous. Vous pouvez les inviter par champs personnalisés, via un ou plusieurs événements auxquels les utilisateurs sont invités, en important un fichier CSV. ou bien en cliquant directement sur l’utilisateur que vous souhaitez inviter à la communauté.
Vous venez de créer votre première communauté !
Favorisez les échanges et les interactions
Chaque communauté dispose de ses propres espaces d’échange. Vos utilisateurs peuvent interagir entre eux, solliciter d’autres utilisateurs, commenter, liker. Mais aussi, créer des sondages et même partager des documents qu’ils retrouvent ensuite dans un onglet prévu à cet effet.
Dans votre communauté, vous retrouvez donc :
- Un espace « Conversation » tel un fil d’actualité où chacun peut poster des publications liées à la communauté
- Un espace « Articles » dans lequel les utilisateurs peuvent proposer et partager des articles aux autres utilisateurs de la communauté qu’ils trouvent pertinents et intéressants
- Un espace « Projets » dans lequel les utilisateurs peuvent proposer et partager des idées et bonnes pratiques autour de thématiques liées à la communauté. Chacun peut demander à rejoindre l’équipe du projet en question afin de l’enrichir grâce à la collaboration
- Un espace « Enquêtes » où vous avez la possibilité de proposer des enquêtes aux utilisateurs présents dans la communauté sur un sujet spécifique afin de récolter du feedback
Beeshake vous donne également la possibilité de créer des « Save The Date » dans chaque groupe. Ils permettent à votre communauté d’échanger et d’interagir sur un sujet spécifique pendant une durée limitée.
De plus, vous pouvez créer autant de sous-groupes que vous souhaitez afin d’affiner les thématiques de la communauté principale. Par exemple, si votre communauté principale est la « Communauté RSE », vous pouvez créer un sous-groupe « Environnement », un sous-groupe « Qualité de Vie au Travail », etc.
2. L’animation de communautés : Communiquez et valorisez
L’animation de communautés : informez vos communautés grâce à la diffusion de contenu
Nous venons de voir que chaque communauté dispose de son propre espace « Articles » permettant la diffusion et le partage de contenu spécifique à une communauté. Ici, Beeshake vous propose un module visible de toutes les communauté où vous pouvez diffuser du contenu accessible à tous (veille, actualités, portrait, etc.).
Sur votre plateforme d’innovation participative, vous avez la possibilité de paramétrer entièrement le module, selon vos besoins. Par exemple, vous décidez du nombre d’articles par pages, vous gérez les rôles utilisateurs et vous créez des tags et des rubriques permettant de classer vos contenus.
Une fois le module paramétré, vous pouvez diffuser votre premier contenu. Communiquez les différentes informations relatives à votre articles : titre, description, thématiques, rubriques, tags, etc. Chaque article peut prendre la forme que vous souhaitez : image, vidéos, GIFs, podcasts, etc.
L’animation de communautés : acculturez vos communautés et faites-les monter en compétences
Beeshake vous permet également de diffuser du contenus à vos communautés sous forme de parcours d’acculturation ou de montée en compétences grâce au module « MOOC ». Sur votre plateforme d’innovation participative, vous commencez par créer votre parcours en y intégrant les informations correspondantes à celui-ci.
Vous avez la possibilité de définir une méthode de validation du parcours permettant à vos communautés l’obtention d’un certificat : soit lorsque toutes les ressources du parcours ont été parcourues, soit si l’utilisateur a obtenu le pourcentage de validation lors du passage d’un quiz.
Vous créez ensuite des sessions de publication pour chaque parcours, composées de texte, de contenus multimédias et de quiz que vous diffusez ensuite auprès de vos communautés.
3. Stimulez intelligence collective pour l’animation de communauté
Favorisez l’émergence d’idées innovantes tout au long de l’année
L’intelligence collective est un levier fort pour l’animation de communautés.
Votre plateforme d’innovation participative vous propose un module permettant de favoriser l’intelligence collective tout au long de l’année. Le module « Projets », visible de tous, permet à vos communautés de proposer et partager des idées, solutions et bonnes pratiques dans un espace dédié.
Pour commencer, vous paramétrez entièrement le module « Projet » :
- Vous créez des catégories d’innovation : à la création d’un projet, ces catégories permettent aux utilisateurs de classer l’idée proposée selon des thématiques
- Vous paramétrez le formulaire projet : vous définissez des champs obligatoire ou non qui sont remplis par vos utilisateurs à la soumission d’une idée permettant de détailler les informations relatives au projet
- Vous définissez le mode de modération : soit une modération à priori. Cela signifie que les projets devront passer dans un workflow de modération avant d’être publiés. Soit une modération à posteriori. Cela signifie que les projets peuvent être publiés par les équipes projets sans modération.
- Vous choisissez de créer des groupes jury : selon une thématique spécifique, vous avez la possibilité déléguer la modération des projets à des groupes d’experts
- Vous décidez d’activer des fonctionnalités supplémentaires telles que la cagnotte de soutiens, permettant aux utilisateurs de soutenir et voter pour les projets qu’ils souhaitent. Ou encore la feuille de route permettant aux utilisateurs d’accéder à une liste de tâches liée à leur projet.
Une fois votre module paramétré, vos utilisateurs peuvent proposer des idées, solutions et bonnes pratiques seuls ou en équipe. Ils remplissent les différents champs de la fiche projet et ajoutent les utilisateurs qu’ils souhaitent à leur équipe projet.
Chacun peut interagir autour du projet, en commentant, likant, en interpellant d’autres utilisateurs et en enrichissant les projets. Ils peuvent participer à des sondages pour recueillir leurs opinons dans l’orientation des projets. Chacun peut attribuer des votes ou des soutiens en fonction du paramétrage définis. Ils peuvent allouer plusieurs soutiens dans la limite du nombre disponible dans leur cagnotte.
Générez de l’engagement autour de temps forts
Beeshake vous permet de créer des campagnes d’idéation sous forme d’événements, hackathons ou appels à idées. Vous pouvez alors animer vos communautés sur une thématique précise lors de temps forts et générer de l’engagement.
Sur votre plateforme d’innovation participative, vous pouvez paramétrez entièrement votre campagne. Et ce, en définissant une date de début et de fin, le contenu, la ou les catégories associées et le type d’invitation qui sera envoyé à vos utilisateurs.
Là encore, une fois votre campagne d’idéation créée, vos utilisateurs retrouvent des espaces d’échange, d’articles et de proposition de projets leur permettant d’interagir, de partager et de proposer des idées innovantes ou bonnes pratiques durant ce temps fort.
Ces campagnes d’idéation, quelque soit le format, rassemblent les communautés et leur permettent de se concentrer sur des sujets stratégiques. Chacun apporte son expérience, ses connaissances afin d’enrichir l’événement et de faire émerger des solutions et idées innovantes.
Vous venez de créer votre première campagne d’idéation !
