L’amélioration continue consiste à identifier et résoudre des irritants rencontrés au quotidien dans votre organisation. L’objectif de cette démarche est bien sûr de rendre votre organisation plus performante. Mais pour réussir à mettre en place ce type de démarche, vous aurez besoin des bonnes techniques et des bons outils. Voici les meilleurs outils pour l’amélioration continue.
Pourquoi recourir à des outils pour l’amélioration continue ?
Vous allez avoir besoin de structurer l’amélioration continue pour la rendre efficace. Les bons outils vont donc vous permettre d’organiser votre démarche, et d’impliquer les bonnes personnes aux bons moments.
Ces méthodes et outils pour l’amélioration continue vont vous permettre d’impliquer les équipes terrain, d’organiser leur participation, de développer, et de piloter les projets en cours de déploiement.
La plateforme d’intelligence collective : au top des outils pour l’amélioration continue
Nous le voyons chez nombreux de nos clients : l’usage d’une plateforme d’intelligence collective et d’innovation participative est idéal pour développer et piloter l’amélioration continue.
Ce type d’outil présente plusieurs avantages.
D’abord, il est tout-en-un
En effet, vous allez pouvoir créer un espace entièrement dédié à l’amélioration continue. Dessus, vous allez pouvoir piloter l’ensemble de votre démarche.
- Récolte des irritants sur le terrain, au moyen de fonctionnalités de feedback ou de forums d’échanges.
- Proposition d’idées et de bonnes pratiques à déployer dans l’ensemble des équipes. Dans une logique d’innovation participative, vous allez permettre à chacun de proposer une idée nouvelle ou une solution qu’il a peut-être déjà pré-testé, seul ou en équipe.
- Animation des idées et des solutions. Vous allez pouvoir animer, en présentiel ou à distance, des ateliers d’idéation et d’expérimentation des idées. Celles-ci seront suivies sur votre plateforme jusqu’au prototypage et à l’industrialisation, pour garder tous vos collaborateurs embarqués dans la démarche.
Ensuite, il stimule fortement l’amélioration continue
Car il ne suffit pas de demander à vos collaborateurs de remonter des irritants et de trouver des solutions instantanément. Si vous vous contentez d’une telle démarche, vous risquez de vous transformer en bureau des plaintes. Au contraire, il est essentiel d’orienter votre démarche vers quelque chose de constructif.
Pour ce faire, une plateforme d’intelligence collective disposera de fonctionnalités qui vont vous permettre d’accompagner vos collaborateurs dans la compréhension des irritants et du contexte que vous traversez. Par exemple :
- Des MOOCs grâce auxquels vous allez pouvoir sensibiliser vos collaborateurs à des problématiques pré-identifier
- Un espace de partage de veille
- Des forums d’échanges et de débats
- Différents espaces d’animation d’ateliers pour prendre le temps de guider vos collaborateurs dans l’émergence d’irritants et de solutions
- Des espaces de remontée de feedback, avec des sondages, des enquêtes ou des interactivités qui vont stimuler l’engagement des collaborateurs dans la démarche
Trello, l’outil Kanban simple et efficace
Parmi les outils pour l’amélioration continue, un outil Kanban tel que Trello peut vous être très utile. Il va vous permettre de visualiser vos processus d’amélioration continue. En effet, si vous manquez de visibilité sur ces processus, vous aurez plus de difficultés à mettre en place un dispositif efficace.
Pour visualiser votre dispositif d’amélioration continue, c’est très simple. Vous allez pouvoir définir un tableau de suivi. Chaque colonne correspond à une étape de votre processus de suivi de l’amélioration continue. Et chaque carte correspondra ensuite à un projet, une idée ou une bonne pratique à généraliser. Vous allez ainsi pouvoir faire glisser les cartes d’une colonne à l’autre.
Un tableau basique se compose de 3 colonnes :
- Projets soumis
- En cours d’expérimentation ou d’étude
- Fait / déployé
Mais libre à vous de définir les étapes propres à votre organisation.
Chaque projet peut contenir une liste de tâches, que vous pouvez assigner à certaines personnes. Ainsi, un outil Kanban tel que Trello permet vraiment de traiter l’amélioration continue sous l’angle de la gestion de projets.
La méthode des 5 « Pourquoi »
Après deux outils pour l’amélioration continue, nous avions envie de vous livrer ce qui constitue plutôt une méthode, à utiliser en complément des solutions logicielles.
Les 5 Pourquoi sont donc une méthode de réflexion pour trouver des solutions à des irritants, au service de l’amélioration continue. Elle permet aux équipes de creuser au coeur de l’irritant pour en comprendre le contexte, les tenants et les aboutissants. Et il devient alors plus facile alors de trouver des solutions.
Pour utiliser cette méthode, commencez par formuler l’irritant que vous avez identifié. Puis, 5 fois de suite, demandez-vous « pourquoi », jusqu’à ce que les racines profondes du problème émergent. Par exemple :
Le problème pourrait être : un processus est lent.
Pourquoi ? Parce que plusieurs équipes sont impliquées dans la validation, si bien que les sujets sont ballotés d’une équipe à l’autre
Pourquoi ? Parce que personne n’est en charge de ce processus, c’est-à-dire qu’il est à la fois la responsabilité de tout le monde et de personne
Pourquoi ? Parce que nous n’avons jamais désigné cette personne
Pourquoi ? Parce que… nous n’avons peut-être jamais pris le temps de le faire !
Ainsi, pour trouver une solution à l’irritant, la méthode des 5 Pourquoi a facilement et rapidement fait émerger un problème de gouvernance dans le processus. C’est donc une première piste de solution qui émerge naturellement, et qui pourrait faire avancer l’amélioration continue !