Les entreprises se tournent, aujourd’hui, vers une approche axée sur l’intelligence collective et la collaboration pour faire émerger l’innovation. Dans ce contexte, la boite à idées digitale apparaît comme pertinente car elle sollicite l’adhésion des collaborateurs et les implique dans l’évolution de l’entreprise.

Comme le disait l’inventeur Thomas Edison « la valeur d’une idée dépend de son utilisation ». D’ailleurs beaucoup d’entreprises l’ont totalement intégré dans leur fonctionnement. C’est le cas de Google qui permet à ses salariés de dédier 20% de leur temps de travail à la recherche d’idées, comme nous pouvons le lire dans cet article du Journet Du Net.

Mais comment se lancer dans la mise en place d’une boite à idées digitale ? Pas de panique, nous vous accompagnons en 7 étapes. 

1- Montrez l’exemple

Lancer un tel système demande un appui à 100% de la direction. Le contraire serait contre-productif. 

Pour favoriser la contribution des collaborateurs, la hiérarchie doit parfaitement adhérer à cette initiative et en comprendre les objectifs. Comment les collaborateurs vont-ils s’engager s’ils ne sont pas portés par le plus haut de l’entreprise ? 

La mise en place d’une boite à idées digitale requiert une transformation des modes de travail, un engagement et une implication des collaborateurs. Il ne suffit pas de les engager à la mise en place mais de stimuler leur motivation sur le long terme. 

Vous pouvez, par exemple, organiser un événement de lancement. Celui-ci permettra d’expliquer clairement les attentes et objectifs de la mise en place de la boite à idées digitale. Les collaborateurs pourront, à ce moment poser les questions qu’ils souhaitent pour être dans les meilleures conditions et s’impliquer pleinement dans la démarche. 

2- Donnez du temps à votre boite à idées digitale

Une boite à idées digitale doit vivre tout au long de l’année. Soyez sûr que, pour concrétiser une nouvelle idée, il faut en avoir éliminé des dizaines. Il faut prendre en compte que les meilleures idées peuvent avoir une période de maturation longue. 

Lorsque vous décidez qu’une idée vaut la peine d’être concrétisée, laissez du temps à vos collaborateurs d’apporter de la valeur ajoutée. Ils l’enrichissent, échangent entre eux et trouvent les meilleures solutions. 

Tout ceci demande du temps et de la patience. Mais, in fine, vous faites émerger des projets d’innovation construits et solides ayant un impact positif sur la pérennité de l’entreprise.

Vous mettez alors l’innovation participative en mouvement en levant tous les freins qui pourraient exister et en collectant un maximum de propositions. 

3- Communiquez auprès des collaborateurs 

La communication est primordiale si vous souhaitez tirer profit de votre boite à idées digitale. Chaque collaborateur peut être porteur de nouveaux projets. Il ne faut donc négliger personne et entretenir leur motivation. 

Si vous ne mettez pas en place une stratégie de communication autour de votre boite à idées digitale, votre démarche va vite s’essouffler. Les collaborateurs ont besoin d’avoir un suivi de leur implication, de connaître l’impact de leur engagement. Auquel cas ils ne verront aucune utilité de prendre du temps à faire émerger de nouvelles idées s’ils n’ont aucun retour de votre part. 

Pensez donc à communiquer régulièrement auprès de vos collaborateurs. Chaque semaine, chaque mois, à vous de juger le degré de maturité de vos collaborateurs. 

Mettez en avant les résultats de votre boite à idées digitale : nombre d’idées proposées, nombre de projets sélectionnés. Vos collaborateurs seront plus impliqués s’ils connaissent l’impact de leur investissement.

4- Animez votre boite à idées digitale pour engager 

Comme nous venons de le voir, une boite à idées digitale vit sur le long terme. Et il faut compter plusieurs années avant de pouvoir mesurer le ROI des innovations développées grâce à celle-ci. 

C’est pourquoi il est primordial de veiller à ce que la boite à idées digitale ne s’essouffle pas. Il faut donc mettre en place une stratégie d’animation, afin de veiller à stimuler l’innovation participative et à relancer les échanges régulièrement. En effet, il se peut que vos collaborateurs ne soient pas toujours proactifs. C’est donc à vous de maintenir les échanges autour de votre boite à idées digitale et de montrer l’exemple. 

Vous pouvez, par exemple, organiser des sondages ou enquêtes afin de récolter du feedback. Ou encore, mettre en place des ateliers mensuels afin de consacrer du temps à la proposition d’idées.

Vous maintenez alors une dynamique autour de la boite à idées digitale et encouragez l’émergence de projets innovants sur le long terme. 

5- Proposez un outil efficace

Pour asseoir la crédibilité de la démarche, il faut s’assurer de mettre des moyens performants à disposition de vos collaborateurs. C’est pourquoi, s’armer d’une plateforme s’avère indispensable. Gain de temps, d’efficacité et meilleure organisation … Vous mettez à disposition de vos collaborateurs un moyen leur permettant d’être efficaces. 

La boite à idées digitale devient un espace commun où chacun propose et échange autour des projets d’innovation. Tout est rassemblé en un seul et même endroit permettant une vision globale sur les idées proposées. 

Une plateforme vous propose plusieurs fonctionnalités essentielles au succès de votre démarche. Les collaborateurs échangent autour de chaque idée, ils soutiennent les meilleurs projets, votent, partagent et suivent l’avancement des projets en temps réel.

Et pour que votre boite à idées digitale ne soit pas submergée par une multitude de propositions, vous avez la possibilité de modérer chaque idée avant leur publication. Demandez des modifications à l’auteur de l’idée ou refusez un projet qui vous semble non pertinent. Catégorisez, évaluez, défnissez des objectifs de soutien. Vous gérez votre boite à idées digitale pour qu’elle soit la plus claire et efficace possible. 

6- Pilotez votre boite à outils digitale

Bien évidemment, vous ne pouvez mettre en place une telle démarche sans analyser les retours. Non seulement, vous assurez sa crédibilité mais vous faites progresser la performance de votre dispositif en apportant des axes d’amélioration. 

Si vous avez suivi notre conseil précédent et que vous avez à disposition une plateforme, vous retrouvez l’ensemble des statistiques directement dans votre espace. 

Vous analysez alors en temps réel les bénéfices de votre démarche : taux d’engagement, nombre d’idées proposées, les collaborateurs ayant proposés le plus de projets… 

Servez-vous de ces informations pour réajuster votre démarche, mettre en place de nouvelles actions si nécessaire et communiquer auprès de vos collaborateurs. 

7- Valorisez les meilleurs propositions 

Nous parlions de maintenir l’engagement et la motivation. Eh bien vos collaborateurs ont besoin de se sentir reconnus et d’être encouragés dans leur implication. Grâce à votre plateforme, vous connaissez les top contributeurs de votre boite à idées digitale. Alors servez-vous en ! 

Mettez en place des récompenses pour valoriser la proposition d’idées : le prix de l’innovation, un chèque cadeau, un temps de parole lors d’une conférence … Montrez à vos collaborateurs que leur engagement porte ses fruits et qu’ils contribuent fortement à rendre l’entreprise plus performante et innovante. Ce sont eux qui vont vivre votre boite à idées digitale, alors ne les négligez pas.