Dans un article dédié aux hackathons, le site hackerearth rappelle que plus de 80% des entreprises du classement Fortune 100 organisent des hackathons pour faire émerger des innovations. D’ailleurs, souvent, les hackathons sont renouvelés régulièrement. Pour booster l’innovation incrémentale ou de rupture, pensez donc à organiser un hackathon dans votre entreprise.

Qu’est ce qu’un hackathon ?

Un hackathon est un outil pour booster l’innovation. D’abord le hackathon consiste à encourager l’idéation, pour faire naître des idées et des solutions sur un thème donné. Enfin, des équipes vont pouvoir tester leurs idées en accéléré, expérimenter et prototyper, afin de valider les idées soumises.

Qu’est ce qu’un hackathon interne ?

Comme son nom le laisse deviner, un hackathon interne est un le fait d’animer un hackathon au sein d’une organisation ou d’une entreprise, et qui mobilise ses collaborateurs. Ainsi, organiser un hackathon interne permet de sortir les collaborateurs de leur quotidien, et de leur proposer de prendre du recul sur leurs missions pour réfléchir à de potentielles innovations.

Le saviez-vous ?

Des entreprises comme Facebook ou Whirlpool mènent régulièrement des hackathons internes pour se développer. Par exemple, le bouton de messagerie instantanée, ou le bouton « Like » de Facebook sont des idées qui ont émergé lors de hackathons internes.

Organiser un hackathon interne : avec quels objectifs ?

Vous pouvez organiser un hackathon avec plusieurs objectifs. Voici une liste avec quelques exemples pour vous aider à cadrer votre démarche :

• Trouver de nouveaux axes d’innovation grâce aux idées du terrain
• Engager les collaborateurs en les impliquant sur des sujets stratégiques
• Faire vivre vos valeurs d’entreprise
• Renforcer votre marque-employeur
• Améliorer les processus de management ou autre
• Identifier les talents clés et hauts potentiels de votre organisation
• Accompagner les transformations de votre marché ou des modes de travail

Avez-vous besoin d’organiser un hackathon ?

Un hackathon peut être très utile dans votre processus d’innovation. En effet, il permet d’amplifier tous les bénéfices de l’intelligence collective. Car des équipes pluridisciplinaires travaillent en collaboration et en agilité. La cohésion est renforcée puisque tous les membres d’une équipe regardent dans la même direction. Ainsi, nous vous recommandons d’organiser un hackathon au moins une fois par an.

De plus, l’innovation est accélérée. En effet, avec un hackathon, des processus qui prendraient des mois en temps normal ne prennent que quelques jours. Organiser un hackathon, c’est donc vous éviter de perdre du temps et vous adapter rapidement à votre marché et votre environnement concurrentiel.

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Le hackathon, roi de l’innovation participative « provoquée »

Auparavant, l’innovation venait des membres du département R&D d’une entreprise. Mais désormais, l’innovation est devenue participative. Pour se (re)connecter aux irritants et aux opportunités d’améliorer les pratiques sur le terrain, les organisations écoutent davantage leurs collaborateurs. Mais alors, comment stimuler la proposition d’idées ?

Chez Beeshake, nous avons une conviction : l’innovation participative naît là où l’on stimule l’intelligence collective. En effet, pour faire naître de l’innovation, il est essentiel de connecter les idées au sein de votre organisation. Ainsi, il vous faut créer l’environnement favorable à la connexion des idées. Or, les hackathons constituent un environnement plus que favorable ! En collectant et en connectant les idées issues du terrain, l’organisation s’assure d’innover plus vite, et au service des problématiques réelles du terrain.

Organiser un hackathon : quels sont les bénéfices ?

Organiser un hackathon interne est une excellente manière de booster l’innovation :

• Il permet de structurer l’émergence d’idées. Si vous n’avez pas déjà de plateforme d’innovation participative en continu, organiser un hackathon va vous permettre de structurer l’idéation. En effet, vous offrez à vos collaborateurs un espace pour proposer des idées, et où celles-ci seront étudiées voire expérimentées.
• Le prototypage prend très peu de temps. En quelques jours, les équipes projets valident la faisabilité et prototypent leurs idées.
• Il permet d’organiser le déploiement concret de nouvelles idées. Ce qui prendrait beaucoup de temps normalement est ici accéléré.
• Vous développez les compétences de vos collaborateurs. En leur permettant de s’extirper de leur quotidien, vous aider vos collaborateurs à prendre du recul et à monter en compétences.
• Vous boostez la transversalité dans votre organisation. Car organiser un hackathon, c’est créer la rencontre entre les ingénieurs et le terrain, entre les différents départements, entre les différents métiers, etc. Bref, c’est une expérience très concrète de la pluridisciplinarité.

Les étapes pour organiser un hackathon

Organiser un hackathon nécessite plusieurs étapes. Quelques étapes clés :

• La phase de cadrage ✔️
• Un plan de communication interne ✔️
• La phase d’idéation ✔️
• Le déroulé de l’événement avec la création des prototypes ✔️
• La communication après le hackathon et le suivi des projets ✔️

Focus sur l’étape du cadrage

Les grandes étapes du cadrage d’un hackathon

Une fois que vous avez décidé d’organiser un hackathon, vous devez commencer votre phase de cadrage. Posez-vous des questions comme :

• Quels est l’objectif du hackathon ?
• Quel problème essayez-vous de résoudre ? Ou bien, quelles sont les opportunités que vous tentez d’ouvrir avec ce hackathon ?
• Sur quelle(s) thématique(s) précise(s) le hackathon doit-il porter ? En précisant les thématiques, vous préciserez le cadre d’idéation et donnerez une direction plus précise au développement des projets.
• Quel est le planning ? Au total, nous vous conseillons de compter au moins 2 à 3 mois pour l’organisation complète de votre hackathon.
• Comment sera organisée la communication interne ? Dans cette question, vous devrez notamment penser à qui vous souhaitez engager, et comment.
• Comment seront récompensées les équipes participantes et/ou gagnantes ? Même si le hackathon ne doit pas tourner autour de récompenses, cela aide toujours.
• Quels seront vos indicateurs de succès ? Notamment, chez Beeshake, nous aimons beaucoup vous faire répondre à la question « ce hackathon sera un succès si…? ».
• Quelle communication interne prévoyez-vous après le hackathon ? C’est très important ! Prévoyez un vrai plan de communication en aval pour suivre les projets en déploiement et prouver l’utilité du hackathon.

Rédiger une charte pour votre hackathon

Pour organiser un hackathon, il est très important de définir une charte. Comme des règles du jeu, cette charte définira un cadre de confiance et permettra à chaque participant de se sentir à l’aise tout au long du hackathon. Vous pouvez notamment penser à y intégrer des règles prévoyant le respect des opinions de chacun.

Idéalement, n’hésitez pas à diffuser la charte et à rendre son acceptation obligatoire pour participer au hackathon.

Enfin, pensez à prévoir la procédure et les éventuelles sanctions prévues en cas de non respect de cette charte.

Quel thème pour organiser un hackathon ?

Si vous souhaitez fair émerger des solutions qui seront vraiment pertinentes et utiles, il est essentiel de prédéfinir une problématique et des thèmes sur lesquels vous souhaitez axer les réflexions de vos collaborateurs.

Commencez par identifier des domaines clés pour votre organisation. Souvent, ce sont des domaines confrontés à des challenges ou des irritants qui n’ont pas encore été réglés. Plus un irritant sera identifié précisément, plus le thème de votre hackathon émergera facilement. N’hésitez pas à interviewer des collaborateurs et des managers sur le terrain pour valider ou préciser ce thème. Leur feedback vous sera utile pour bien comprendre les besoins et les points de bloquage rencontrés.

Votre thème peut concerner n’importe quel aspect de votre organisation. Par exemple, comment booster la visibilité de notre marque, comment développer une nouvelle startup interne, ou encore, comment améliorer les pratiques management, la relation clients, etc.

Le site hackerearth donne par exemple un exemple de hackathon pour GE Healthcare : le problème identifié sur le terrain était un manque de professionnels de santé expérimentés en Inde rurale. L’axe de réflexion était donc d’imaginer des solutions pour proposer des formations aux médecins ruraux, mais aussi de mettre en place davantage de consultations et de suivi à distance. Les thématiques d’innovation étaient donc : la formation des médecins, le diagnostic vidéo, les protocoles de santé dans ce contexte.

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Choisir la bonne audience pour votre hackathon

Votre audience va naturellement dépendre du problème que vous souhaitez résoudre ou du challenge que vous souhaitez relever.

Pensez à ouvrir votre hackathon à plusieurs départements, et à tous les niveaux hiérarchiques. L’enjeu est de bénéficier de la transversalité et de la diversité des profils présents dans votre organisation.

Enfin, réfléchissez au temps que vous allez demander aux participants. Il est important que chacun se sente libre et encouragé à participé. Le hackathon doit donc être connu et accepté par les managers qui ne doivent exercer aucune pression sur leurs équipes.

Organiser un hackathon hybride

Les modes d’organisation actuels nécessitent d’organiser des hackathons hybrides. En d’autres termes, des hackathons mêlant des phases en présentiel et à distance.

Le digital sera utile pour engager des participants à distance et simultanément. Il est notamment facile de faire du 100% digital dans la phase d’idéation. En effet, il vous suffit pour cela de déployer une plateforme d’intelligence collective. Vous pourrez l’utiliser comme support de communication, et vos collaborateurs pourront y déposer leurs idées en équipes.

Pour les quelques jours de hackathon, avec expérimentation et prototypage, le mode hybride sera plus pertinent. En effet, nous vous conseillons d’organiser un événement sur site, avec au moins une partie des collaborateurs concernés. Si certaines personnes ne peuvent pas se rendre sur place, prévoyez un dispositif de visioconférence et de captation de l’événement pour permettre aux collaborateurs à distance de participer et de suivre l’événement.

Jury, sélection des idées et récompenses

Les membres du jury de votre hackathon

Dans l’idéal, composez un jury diversifié, avec des personnes qui représenteront différents angles de vue de la problématique. Évidemment, les membres du jury devront être capables de prendre des décisions ensemble suite à l’idéation et au prototyping.

Vous pouvez tout à fait recruter dans votre jury des personnes externes à votre organisation. Elles porteront un regard neuf sur les projets proposés en réponse aux problématiques rencontrées.

Le jury devra définir et valider les critères d’évaluation des projets, et ce dès la phase de cadrage. Ces critères peuvent par exemple être :

• Le vote des collaborateurs : il est important de savoir si les projets suscitent l’enthousiasme en interne
• La facilité de mise en oeuvre
• L’impact business
• Les impacts environnementaux ou sociaux
• Etc.

Enfin, vous pouvez organiser une rencontre entre les participants au hackathon et les membres du jury, par exemple avant le déroulé du hackathon. Cela permettra au jury de se faire une meilleure idée des projets et de leurs porteurs.

Les récompenses prévues pour votre hackathon

La participation à un hackathon est souvent boostée par lap présence de prix et de reconnaissances concrètes. Ces prix peuvent prendre plusieurs forme. Par exemple :

• L’accès à un programme d’incubation ou d’accélération.
• Des formations offertes
• L’accès à une conférence ou des ouvrages sur les thèmes du hackathons
• Des Learning Expéditions pour aller plus loin dans le projet
• Un abonnement à un média
• Des cadeaux tech : tablettes, ordinateurs, montres connectées…

LIRE AUSSI : Faut-il prévoir des récompenses dans l’innovation participative ?

Organiser un hackathon : la mesure du succès

• Le taux de participation dès la phase d’idéation
• La transversalité des équipes projets
• Le taux d’interaction des collaborateurs avec les idées
• La pertinence et la qualité des projets proposés
• La qualité du travail d’expérimentation et de prototypage
• Le feedback qualitatif des collaborateurs, et plus particulièrement des participants

Quel plan de communication pour votre hackathon ?

Promouvoir votre hackathon

Un plan de communication vous permettra de vous assurer de la bonne compréhension des objectifs de votre hackathon par les collaborateurs. De plus, il boostera sans aucun doute la participation. Pour organiser un hackathon, vous ne pouvez donc pas vous passer de cette étape.

Utilisez l’ensemble de vos canaux de communication interne, online et offline, pour faire la promotion de votre hackathon : utilisez les e-mails, les affiches, l’intranet, etc.

Impliquez les middle-managers pour en faire des relais de communication. Il est en effet très important qu’ils soient impliqués dans le hackathon, afin qu’ils n’en deviennent pas les détracteurs. Et si vous proposiez à des managers de devenir membres du jury ? L’objectif est de leur montrer comme tout le monde travaille dur dans la même direction.

Enfin, n’hésitez pas à en profiter pour alimenter votre communication externe. En effet, l’organisation d’un hackathon est souvent très profitable à la communication corporate et à la communication marque-employeur.

Communiquer sur le(s) thème(s) de votre hackathon

Vous devez impérativement communiquer sur les challenges et les problématiques qui vous poussent à organiser un hackathon. Quel est le problème à résoudre ? Pourquoi ce thème est-il important ?

Si vous utilisez une plateforme d’intelligence collective comme Beeshake, vous pouvez profiter de votre plateforme dédiée pour diffuser du contenu dédié à votre hackathon. Ces contenus peuvent prendre plusieurs formes :

• Articles de sensibilisation pour documenter vos collaborateurs le thème du hackathon
• Interviews de collaborateurs ou de managers sur les irritants qu’ils rencontrent en lien avec le thème du hackathon
• Capsules d’e-learning (MOOCs) pour ancrer et sensibiliser vos collaborateurs à des sujets spécifiques
• Conférences inspirantes diffusées en live sur votre plateforme
• Webinaires internes animés par des experts thématiques

En conclusion

Il existe plusieurs manières d’organiser un hackathon. Pensez avant tout à soigner votre phase de cadrage afin d’éviter les surprises. Rédigez une checklist avec l’ensemble des éléments abordés dans cet article (thématiques d’idéation, identification du jury, stratégie de communication, planning du hackathon, etc.) afin de ne rien oublier avant de vous lancer !

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