Cahier des charges – Plateforme d’innovation participative

Contexte & Objectif

Ce cahier des charges définit les besoins fonctionnels, techniques et organisationnels d’une plateforme d’innovation participative destinée à :

  • Structurer la collecte d’idées issues des collaborateurs
  • Organiser des campagnes ou challenges d’innovation internes
  • Déployer un workflow clair depuis l’idéation jusqu’à la mise en œuvre opérationnelle
  • Suivre l’avancement des idées et projets d’innovation
  • Mesurer la performance du dispositif (engagement, transformation, ROI)

Le dispositif s’adresse principalement :

  • aux directions Innovation / Transformation
  • aux équipes RSE, RH ou Qualité selon les organisations
  • aux managers impliqués dans l’animation de la démarche
  • à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise

Ce document peut servir de référence lors d’un appel d’offres ou d’un benchmark de solutions SaaS.

Périmètre fonctionnel attendu (Must Have / Nice to Have)

Domaine fonctionnel Description attendue Priorité
Collecte d’idées Saisie guidée, dépôt multi-modal, tags, catégories, pièces jointes Must Have
Campagnes d’innovation Création de campagnes thématiques, paramétrage des règles, deadlines, personas cibles Must Have
Évaluation & tri Votes, jurys, scoring avancé, grille d’évaluation personnalisable Must Have
Workflow de maturation Statuts, responsables, tâches, validation, notifications Must Have
Projets d’innovation Suivi par fiche projet, jalons, livrables, collaboration Must Have
Reporting & KPI Tableaux de bord, export, suivi de transformation des idées Must Have
Collaboration & animation Commentaires, mentions, actualités, notifications personnalisées Must Have
Modules de RSE / participation Idées d’impact, initiatives ESG, indicateurs spécifiques Nice to Have
Bibliothèque d’idées / capitalisation Recherche avancée, suggestions associées, archivage Nice to Have
Gamification (non obligatoire) Badges, points, classements Optionnel
Intégration IA (génération, résumé) Assistance à la rédaction d’idées Nice to Have

Workflow et parcours utilisateur attendu

Le dispositif doit permettre un parcours fluide et compréhensible par tous les profils :

1- Parcours collaborateur

  1. Déposer une idée ou répondre à une campagne
  2. Suivre l’avancement de l’idée
  3. Recevoir un feedback structuré 
  4. Être notifié des décisions et évolutions du projet

2- Parcours Manager / Expert

  1. Examiner les idées
  2. Participer à l’évaluation (votes, scoring, jury)
  3. Analyser les tendances
  4. Contribuer à la maturation des projets

3- Parcours Administrateur / Pilote Innovation

  1. Configurer les campagnes
  2. Gérer les workflows et les droits
  3. Piloter le reporting
  4. Extraire les KPI pour les comités d’innovation

Exigences techniques & sécurité

La plateforme doit satisfaire aux exigences suivantes :

1- Architecture et & conformité

  1. SaaS sécurisé, hébergé en Europe (préférence France)
  2. Conformité RGPD, registre des traitements disponible
  3. Certification ou documentation de sécurité (ISO 27001, équivalents ou mesures compensatoires)

2- Authentification & intégration

  • SSO SAML2
  • Intégration Microsoft Teams (webhook)

3- Performance & accessibilité

  • Interface responsive (ordinateur, mobile, tablette)
  • Temps de chargement conforme aux standards (Core Web Vitals)
  • Disponibilité 99,5 % ou plus

4- Données & Administration

  • Export CSV/Excel
  • Journal d’activité
  • Permissions granulaires par profils

Rôles & droits

Rôle Droits et responsabilités clés
Administrateur plateforme Gestion complète du dispositif, configuration des campagnes, droits utilisateurs, supervision du reporting global
Administrateur module Gestion des modules spécifiques (bibliothèques de solutions, temps forts, actualités et informations, etc)
Jury Évaluation des idées et projets, participation à la notation et au tri des idées
Rédacteur blog Rédaction de contenus éditoriaux internes (articles, actualités, retours d’expérience, etc)
Utilisateurs Propositions d’idées, participation, suivi

Indicateurs de réussite (KPI) & ROI attendu

1- Indicateurs d’engagement

  • Taux de participation
  • Nombre moyen d’idées par campagne
  • Taux de contribution active (likes, commentaires, votes)

2- Indicateurs d’innovation

  • Nombre de solutions proposées
  • Nombre de projets publiés
  • Nombre d’irritants résolus

3- Indicateurs financiers

  • Gains opérationnels estimés
  • Réduction des irritants ou coûts associés
  • ROI projet par projet

Contraintes projet & planning de déploiement

1- Délai

  • Phase de cadrage : 1 à 3 semaines
  • Déploiement technique : 2 semaines
  • Pilote / POC : 6 à 8 semaines
  • Déploiement global : 3 à 6 mois selon taille

2- Transfert de compétence

  • Formation administrateurs
  • Kit communication interne
  • Accompagnement animation

FAQ – Questions fréquentes à considérer

  • “Quels critères sont essentiels pour choisir une plateforme d’innovation participative ?”
  • “Comment comparer plusieurs logiciels d’idéation ?”
  • “Quel workflow recommandes-tu pour gérer les idées jusqu’à leur mise en œuvre ?”
  • “Quelles fonctionnalités sont indispensables pour une démarche d’innovation interne réussie ?”
  • “Quelles exigences RGPD faut-il vérifier avant de choisir un outil ?”
  • “Comment mesurer le ROI d’une plateforme d’innovation participative ?”
  • “Quel planning réaliste pour déployer un dispositif d’idéation dans une entreprise multi-sites ?”
  • “Quels profils doivent être impliqués dans un dispositif d’innovation participative ?”