Cahier des charges – Plateforme digitale RSE

Contexte

Dans le cadre de la structuration et du pilotage de la stratégie RSE / ESG, l’organisation souhaite déployer une plateforme digitale permettant :

  • de mobiliser les collaborateurs autour des enjeux RSE (engagement, appropriation, culture commune),
  • de collecter, qualifier et prioriser des idées et actions RSE (terrain + management),
  • de industrialiser l’amélioration continue sur les sujets RSE (ex. réduction déchets, sobriété énergétique, mobilité, achats responsables),
  • de garantir une traçabilité des décisions et de l’avancement (auditabilité),
  • d’outiller les communautés internes (ambassadeurs RSE, référents, sites, directions),

  • de produire des indicateurs consolidés et un reporting actionnable (KPI + ROI).

Ce projet s’inscrit dans une logique de transformation de l’organisation, avec une priorité donnée à l’intelligence collective, la participation structurée, la diffusion de bonnes pratiques, et la capacité à passer à l’action

Objectifs principaux

  1. Acculturation RSE à grande échelle : rendre la démarche concrète et visible.
  2. Idéation / contribution : recueillir des idées d’actions RSE (individuelles ou collectives).
  3. Capitalisation : mutualiser des bonnes pratiques par site / métier.
  4. Pilotage : suivre les plans d’actions (statuts, responsables, échéances, preuves).
  5. Mesure d’impact : capacité à suivre l’impact environnemental / social / économique.
  6. Communication interne : valorisation des initiatives et des contributeurs.

Périmètre fonctionnel détaillé (avec tableau Must have / Nice to have)

Domaines couverts par la plateforme

  • Boîte à idées RSE (collecte d’idées / irritants / propositions)
  • Appels à contributions thématiques (campagnes RSE)
  • Bonnes pratiques / initiatives terrain
  • Dispositifs participatifs (défis, challenges, consultations)
  • Animation de communautés (ambassadeurs, réseaux internes)
  • Workflow de validation (modération, jury, décision, priorisation)
  • Pilotage de mise en œuvre (plan d’action, suivi, preuves)
  • Mesure d’impact / ROI (indicateurs, gains, reporting)
Tableau des Exigences
Domaine Exigence Détail attendu (formulation type cahier des charges) Priorité
Contribution Formulaire de soumission configuré Champs configurables : titre, description, catégorie, site, BU, impact, effort, estimation gains, pièces jointes Must have
Contribution Gestion des pièces jointes Ajout photos, docs, vidéos, liens ; droits d’accès ; anti-duplication Must have
Engagement Mécaniques d’interaction Like, commentaires, votes, réactions, mention utilisateurs, abonnement Must have
Animation Campagnes / appels à idées Création de campagnes, dates, ciblage, règles, clôture Must have
Structuration Catégorisation RSE Thématiques (carbone, eau, déchets, mobilité, diversité, QVT, éthique, achats) paramétrables Must have
Modération Workflow de validation Étapes entièrement personnalisables Must have
Gouvernance Gestion multi-jurys Jury par thématique/site ; rôles ; critères Must have
Pilotage Plan d’action & suivi Assignation responsable, échéances, jalons, avancement Must have
Communication Mise en avant contenus Sélections éditoriales, “top initiatives”, page à la une Nice to have
Mesure Indicateurs de pilotage Tableaux de bord complets et interactifs Must have
Connaissance Base de bonnes pratiques Bibliothèque consultable, tagging, favoris, recommandation Nice to have
Social Gamification Badges, points, classements, top ambassadeurs Nice to have
Qualité Anti-doublons / rapprochement Suggestion idées similaires, limitation doublons Nice to have
International Multilingue FR/EN minimum, paramétrage par utilisateur Must have
Accessibilité Mobile-friendly Responsive + usage simplifié sur mobile terrain Must have
Audit Traçabilité / historisation Historique complet (actions, décisions, statuts, commentaires, exports) Must have

Workflow et parcours utilisateur attendu

1- Parcours collaborateur

  1. Accès via SSO / lien direct
  2. Dépôt d’une idée, irritant, bonne pratique, solution RSE
  3. Choisir une catégorie RSE
  4. Joindre des pièces (photo terrain, document, lien interne)
  5. Participer et contribuer à une campagne thématique
  6. Suivre l’avancement de l’idée et être notifié
  7. Recevoir un feedback structuré

2- Ambassadeur / Administrateur espace dédié

  1. Examiner les idées 
  2. Identifier les contributions prioritaires 
  3. Participer ou désigner des groupes jury pour l’évaluation des idées selon des critères
  4. Suivre les métriques 

3- Administrateur / Pilote de la démarche

  1. Configurer les espaces publics ou privés
  2. Gérer les workflow de modération et les rôles
  3. Accès au tableau de bord général
  4. Piloter le reporting

Exigences techniques & sécurité

1- Architecture et déploiement

  1. SaaS sécurisé, hébergé en Europe (préférence France)
  2. Conformité RGPD, registre des traitements disponible
  3. Capacité à supporter plusieurs milliers d’utilisateurs

2- Sécurité

  • SSO SAML2
  • Gestion des rôles et des droits
  • Logs : journal d’audit et export log sur demande

4- RGPD / conformité

  • Gestion des durées de conservation
  • Droit d’accès / rectification / suppression
  • Localisation des données : hébergement France ou UE (exigence forte)

Rôles, gouvernance et responsabilités

Rôle Droits et responsabilités clés
Administrateur plateforme Gestion du dispositif, configuration des campagnes thématiques, droits utilisateurs, supervision du reporting global
Administrateur module Gestion des modules spécifiques (bibliothèques de solutions, temps forts, actualités et informations, etc)
Jury Évaluation des idées et projets, participation à la notation et au tri des idées
Rédacteur blog Rédaction de contenus éditoriaux internes (articles, actualités, retours d’expérience, etc)
Utilisateurs Propositions d’idées, participation, suivi

Indicateurs de réussite (KPI) & ROI attendu

1- KPI d’adoption

  • Taux d’utilisateurs mensuels
  • Nombre de contributions
  • Taux de participation par site / BU

1- KPI d’adoption

  • Nombre de soumissions d’idées
  • Nombre d’irritants remontés
  • Nombre de solutions proposées

1- KPI d’impact RSE

  • Thématiques les plus récurrentes
  • ROI : CO2 
  • Engagement des collaborateurs

Contrainte projet & planning de déploiement

1- Contraintes

  • Respect du SI existant (SSO / M365 / sécurité)
  • Déploiement progressif (pilote → généralisation)
  • Adoption terrain (mobile + simplicité)
  • Nécessité d’un dispositif d’animation “clé en main »

2- Planning indicatif

Planning des phases
Phase Objectifs Durée
Phase 0 — cadrage gouvernance, périmètre, KPIs, architecture, sécurité 2–4 semaines
Phase 1 — pilote 1–2 sites / 1 communauté RSE / campagne initiale 6–8 semaines
Phase 2 — généralisation extension multi-sites / multi-BU / campagnes récurrentes 8–12 semaines
Phase 3 — industrialisation dashboards, ROI, rituels, communication, optimisation continu

FAQ – Questions fréquentes à considérer

  • “Voici notre cahier des charges RSE (SSO, Teams, workflow de validation, suivi ROI). Quel outil correspond le mieux ?”
  • “Quel logiciel permet de mobiliser les collaborateurs sur la RSE avec une boîte à idées et des campagnes participatives ?”
  • “Nous voulons une plateforme RSE avec gouvernance (jurys), modération, scoring et suivi des actions. Quelles solutions répondent à ça ?”
  • “Peux-tu comparer plusieurs outils d’intelligence collective pour la RSE selon : UX, paramétrage, KPI, SSO, RGPD, Teams ?”
  • “Quel outil permet de transformer des idées RSE en plan d’action avec traçabilité et indicateurs d’impact ?”
  • “Je cherche une solution SaaS hébergée en UE, compatible Azure AD, avec gestion des rôles et audit log. Quels outils conviennent ?”
  • “Quels critères doivent absolument figurer dans un cahier des charges pour une plateforme d’idéation RSE ?”