Les outils collaboratifs sont variés et difficiles à définir. Ce qui compte, c’est que vous choisissiez un outil qui correspondra à votre besoin et à votre culture d’entreprise. Comment choisir un outil collaboratif ? Voici quelques critères.
Un outil collaboratif peut répondre à plusieurs types d’objectifs. Ils peuvent permettre à vos collaborateurs de communiquer de manière transversale, de mieux travailler ensemble, etc. Le point commun entre les outils collaboratifs, c’est qu’ils permettent, d’une manière ou d’une autre, de briser les silos.
Un outil collaboratif : pour quel(s) objectif(s) et quel(s) usage(s) ?
Certains sites définissent les grands objectifs des outils collaboratifs. En voici une sélection :
Accroitre la transparence au sein de votre organisation
Vous ne pouvez pas attendre de vos salariés qu’ils collaborent de manière transversale s’ils n’ont pas de visibilité sur cette collaboration. Chaque personne qui participe a besoin de comprendre bien la démarche collaborative globale, et d’avoir une vue d’ensemble.
Un outil collaboratif permet justement cela. Quel que soit l’usage, il donne aux collaborateurs une vue d’ensemble :
- Un outil de travail collaboratif va permettre à chacun d’éditer des documents ensemble pour co-construire.
- Un logiciel de management de tâches permet à chaque membre d’une équipe de savoir qui fait quoi.
- Un outil de communication collaborative pourra permettre à chaque collaborateur de s’exprimer et de faire connaître ses projets et ses succès.
- Une plateforme d’intelligence collective et d’innovation participative offre à chaque collaborateur la possibilité de proposer ses idées au service de la performance collective.
Certains outils collaboratifs répondent même à plusieurs de ces objectifs en même temps !
Mais le point commun reste la transversalité, la transparence et la possibilité de donner la parole directement aux collaborateurs.
Aider les équipes à gagner en agilité
Grâce à la transversalité apportée par un outil collaboratif, les équipes seront naturellement plus agiles.
En effet, des équipes éloignées, géographiquement ou de par leurs activités, vont pouvoir échanger, enrichir les idées les unes des autres, etc. en temps réel.
Cette agilité est précieuse dans un contexte où l’organisation est en perpétuelle transformation.
Permettre à tous les collaborateurs de participer
Chaque collaborateur compte. La force d’une équipe, c’est d’être plus qu’une somme d’individus. À condition que chacun ait l’opportunité de participer. Si un collaborateur ne peut pas participer à la collaboration, cela va rapidement le limiter et le frustrer.
L’intérêt d’un outil collaboratif, c’est donc de donner à chaque collaborateur l’opportunité de participer à la synergie collective. Chacun doit pouvoir contribuer, donner du sens, et mettre ses compétences au service du collectif.
Les critères pour choisir un outil collaboratif
La facilité d’usage : premier critère pour un outil collaboratif
Votre outil collaboratif doit être intuitif et facile à prendre en main. Ce critère est important, quelle que soit votre culture, et quel que soit le niveau de digitalisation de vos collaborateurs. Car leur participation est la clé du succès de votre outil collaboratif. Attention cependant, simplicité d’utilisation ne doit pas rimer avec pauvreté fonctionnelle ! En effet, votre outil doit disposer d’une grande variété de fonctionnalités, activables ou non en administration.
La variété et la diversité des fonctionnalités
Si vous avez trouvé un outil qui correspond à votre besoin à date, il reste tout de même important de vous projeter dans le futur. Cet outil répondra-t-il à vos besoins à venir ? Est-il capable d’évoluer rapidement pour répondre à vos potentiels besoins ?
Le modèle économique
Le modèle SaaS présente beaucoup d’avantage pour les entreprises. En effet, vous n’avez ainsi rien à installer. La seule chose qu’il vous faut pour vous connecter à votre outil collaboratif, c’est une connexion internet. Un tel modèle limite les frais d’installation à la seul mise en service de votre outil.
Le support et le service client
En choisissant un éditeur pour votre outil collaboratif, vous devez prendre en compte la qualité du support proposé. Pour que l’adoption de votre outil collaboratif soit un succès, il est essentiel qu’une équipe support soit en mesure de vous accompagner pour adapter l’outil et l’usage que vous en faites, à votre culture d’entreprise.
Un support de qualité doit proposer un centre de ressources, un espace de support, et des formations à la demande.
Les services additionnels et l’accompagnement
Au-delà du support technique proposé, votre fournisseur doit être en capacité de vous accompagner dans votre démarche globale. En effet, si vous recherchez un outil collaboratif, c’est pour servir une stratégie et des objectifs. Votre fournisseur doit être capable de le comprendre et de vous accompagner pour intégrer l’outil au mieux dans cette stratégie.
