Découvrez les conseils de Beeshake pour définir les étapes d’un hackathon en entreprise. Le hackathon est en effet l’occasion de donner un coup de fouet à l’innovation participative dans votre organisation. Il est une bonne manière de faire de l’innovation participative provoquée, c’est-à-dire de solliciter directement vos collaborateurs sur certains sujets, plutôt que d’attendre qu’ils ne trouvent spontanément des idées de projets d’innovation. Bref, un animer un hackathon permet de maximiser l’implication de vos collaborateurs et l’efficacité de la démarche d’innovation. À condition de respecter certaines étapes…

Les premières étapes d’un hackathon : un cadrage solide

La première des étapes d’un hackathon : la phase de lancement

L’étape de lancement fait partie des étapes d’un hackathon les plus importantes. Elle permettra de répondre à 2 objectifs :

1. Aligner les parties prenantes sur le déroulé du hackathon et le rôle de chacun. C’est notamment l’occasion de valider un calendrier, de répartir les rôles, ou de définir collectivement le rôle des ambassadeurs.
2. Définir précisément périmètre du sujet. Quelle est la problématique à laquelle vous essayez de répondre avec ce hackathon ? Pourquoi ? Qu’attendez-vous exactement de vos collaborateurs et de ce hackathon ?

Pour réussir cette première étape de votre hackathon, vous pouvez monter 2 types d’instances :

1. Une instance de décision dont la mission sera de garantir la cohérence du hackathon, et de transformer cet événement en un projet stratégique avec une vision partagée.
2. Un groupe de travail opérationnel dont la mission sera de garantir le bon déroulé de la démarche au niveau opérationnel.

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La communication

Parmi les étapes d’un hackathon en entreprise, n’oubliez pas la communication ! Il peut être très utile de travailler sur l’identité visuelle de votre dispositif, de manière à le rendre identifiable et attractif. C’est aussi l’occasion de définir des canaux de communication interne et externes, pour valoriser votre démarche auprès de tous. En interne, ce sera une belle manière de booster l’engagement. En externe, le hackathon est l’occasion de communiquer sur des enjeux corporate ou de marque-employeur.

Comment organiser votre communication ? Vous pouvez par exemple :

• Commencer par définir les aspects stratégiques : à qui s’adresse votre communication ? Quel est le message clé ? Quels sont vos éléments de langage ?
• Créer un logo et une identité visuelle spécifique peut être intéressante
• Définir une charte d’animation : à quel rythme souhaitez-vous animer votre hackathon ? Avec quel ton ? Quels éléments de langage ? Sur quels canaux internes comme externes ?
• Créer un kit de communication à destination de vos relais. Ceux-ci peuvent être les managers, les ambassadeurs, ou d’autres points de relais. Il s’agit de leur donner les clés pour communiquer eux-mêmes auprès de leur entourage interne ou externe.
• Prévoir un planning de communication et d’animation. Ne laissez pas les éléments de planning au hasard. Décidez précisément quand vous souhaitez distiller vos messages, et pourquoi.

La définition et le coaching des ambassadeurs

Vous avez peut-être identifié dans votre entreprise des personnes dont l’implication sur les sujets d’innovation s’est faite remarquée ! C’est donc le moment de les mettre en avant. En effet, pour organiser votre hackathon, vous allez avoir besoin d’ambassadeurs.

Ceux-ci vont vous aider à mobiliser un maximum de participants pour faire de votre hackathon un succès.

D’abord, il est essentiel de définir précisément le rôle des ambassadeurs :

• Qui sont-ils ?
• Comment les recruter ?
• Qu’attendez-vous d’eux ?
• Que pouvez-vous leur fournir pour qu’ils remplissent leur rôle ? Des outils ? Du coaching ? Des formations ou des ateliers ?

Bref, il est essentiel que vos ambassadeurs se sentent à l’aise avec les outils et les étapes d’un hackathon pour qu’ils soient les meilleurs acteurs relais possibles.

Le recueil des idées

Une fois la phase de cadrage terminée, places aux prochaines étapes d’un hackathon ! En effet, vous avez identifié vos points de relais, vous avez défini une stratégie de communication pour aller chercher l’engagement de vos collaborateurs. Il est donc maintenant temps de recueillir leurs idées !

D’ailleurs, il peut être pertinent de rythmer cette phase avec des animation qui boostent l’engagement, ou des ateliers qui aident les collaborateurs à faire émerger les idées. C’est ainsi que vous ferez remonter un maximum d’idées. Vos ambassadeurs peuvent là aussi jouer un rôle en participant ou en animant des ateliers.

Bon à savoir : sachez que souvent, la majorité des idées émergent dans les premiers jours de la phase de sourcing. Veillez donc à soigner ces premiers jours en termes d’animation, mais aussi, à rythmer les jours qui suivent pour que votre démarche ne perde pas de son souffle.

La phase de vote et de sélection

Sur une plateforme d’innovation participative et d’intelligence collective comme Beeshake, les projets soumis par les participants peuvent être modérés ou non, et sont ensuite visibles par tous. L’objectif, c’est que l’ensemble des collaborateurs puisse consulter l’ensemble des projets proposés.

Ils pourront alors :

• Enrichir ces projets en les commentant
• Participer en répondant à des sondages
• Demander à rejoindre les équipes projets s’ils veulent s’impliquer davantage
• Voter pour leurs idées préférées afin de faire émerger les idées les plus plébiscitées

Justement, en parlant de vote, cette fonctionnalité peut être très intéressante dans le cadre d’un hackathon en entreprise. En effet, après la période de récolte des idées, vous pouvez laisser quelques semaines aux collaborateurs pour voter pour leurs idées favorites. Cette logique de soutien interne permettra de mettre en valeur naturellement les projets et les idées qui ont le plus de sens pour votre entreprise.

Dès lors, il sera également plus facile au jury de sélectionner des idées en ayant connaissance de ce qui fait sens pour les collaborateurs.

Les projets sélectionnés par le jury accèderont aux prochaines étapes d’un hackathon. Vous devrez contacter les équipes concernées et éventuellement restructurer ces équipes – si elles nécessitent plus de transversalité par exemple.

Également, n’hésitez pas à rapprocher les équipes de projets qui se ressemblent. C’est l’occasion d’apporter de la richesse au sein des projets !

L’enrichissement collaboratif

Une fois les projets sélectionnés par le jury et les annonces officielles faites, l’enrichissement ne s’arrête pas là ! Il est toujours temps pour votre communauté de collaborateurs de consulter et d’enrichir les projets sélectionnés, de partager des documents, mais aussi, de demander à rejoindre des équipes projets.

Le coaching des projets sélectionnés

Pour des raisons évidentes, cette étape fait partie des plus importantes étapes d’un hackathon. Car vous avez sélectionné des équipes, et il vous faut maintenant les accompagner vers la concrétisation de leur projet.

Pour cela, suivez une méthodologie précise d’expérimentation. Durant cette étape, il est également essentiel de mettre à disposition des équipes des experts de l’innovation. Ceux-ci auront les compétences nécessaires pour les animer, poser les bonnes question, et les accompagner dans la structuration de leur expérimentation.

Par exemple, les experts pourront aider les équipes à définir les cibles, utilisateurs, proposition de valeur, parcours client, catalogue de services, principaux points de contacts, business modèle, etc.

L’événement « hackathon »

Qui dit hackathon, dit événement ! En effet, un hackathon est par définition un événement de quelques heures destiné à accélérer le développement de projets autour d’une problématique. Il est donc très important de réunir les équipes sélectionnées, pendant 24h à 48h, pour accélérer les choses !

Au cours de ce hackathon, un programme d’accompagnement intensif sera apporté aux équipes par des experts. Et à la fin de l’événement, les équipes pourront pitcher leur projet abouti devant un jury.

Bon à savoir : il n’est pas toujours possible de réunir toutes les équipes sélectionnées en un même lieu pendant 24h à 48h. Votre hackathon peut donc se dérouler sous un format hybride, avec une partie en présentiel, et une partie à distance incluant du livestream.

Vous l’aurez compris, l’objectif de cette étape est de sélectionner les projets (à vous de définir combien) qui bénéficieront d’aide pour développer leur projet. Cette aide reste également à définir. Il peut s’agir d’un financement, de temps, de coaching supplémentaire, etc.

Les dernières étapes d’un hackathon : gérer l’après

L’accélération des projets

Il faut quelques semaines pour accélérer les projets. Cette étape clé doit être conçue sur-mesure, en fonction de la nature de votre organisation et des projets proposés. Néanmoins, on suivra souvent une démarche itérative consistant à réaliser des prototypes, à les tester, et à avancer ainsi.

À la fin de cette étape, chaque équipe projet devra être en mesure de présenter un business case. C’est à partir de ce type de document que les projets seront validés pour être éventuellement indistrualisés.

C’est là aussi l’occasion de partager sur Beeshake l’état d’avancement du projet et de tenir informées, mobilisées et engagées les personnes intéressées par ces projets.

La dernière des étapes d’un hackathon : la diffusion d’une culture de l’innovation pérenne

N’oubliez pas la communication ! C’est aussi grâce à elle que vous parviendrez à pérenniser une culture de l’innovation. Cette communication peut être faite à plusieurs niveaux :

• Partagez sur vos canaux de communication l’état d’avancement des projets. Donnez des nouvelles des équipes, et montrez les coulisses des expérimentation. C’est l’occasion de valoriser les porteurs de projets, et de faire vivre votre hackathon dans la durée.
• Créez un document qui compile toutes les idées proposées, sélectionnées, ou validées. C’est aussi l’occasion de ne pas ignorer l’investissement des collaborateurs qui n’ont pas été sélectionnés. Et puis, c’est souvent un joli souvenir.
• Continuez de créer du contenu pour valoriser tous ceux qui ont participé, d’une manière ou d’une autre, à votre hackathon dans son ensemble. Vous pouvez par exemple publier des pastilles vidéos « meilleurs moments », des interviews de porteurs de projets, d’ambassadeurs ou d’experts. N’hésitez pas également à publier un livre blanc qui récapitule tous les enseignements que vous tirez, etc.

Bref, il existe de multiples manières de communiquer et de continuer de faire vivre votre hackathon ! Ne le laissez pas tomber dans l’oubli !

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