La transformation digitale est un processus long et aux multiples dimensions . Elle touche toute l’organisation de l’entreprise et impacte chaque service, chaque collaborateur dans son quotidien. C’est pourquoi, tout le monde doit se sentir concerné et acteur du changement. Alors, comment impliquer les collaborateurs dans la transformation digitale ?

Pour impliquer les collaborateurs dans la transformation digitale, un impératif : parler en amont !

On appelle cela, de façon poétique, « évangéliser ». Lorsqu’une entreprise se lance dans un processus de transformation digitale, elle doit en effet réaliser un important travail de communication en amont. Il s’agit en effet de parler des changements à venir, des outils qui vont arriver, des solutions qui pourraient être adoptées… Bref, de préparer les collaborateurs aux changements qui s’annoncent et de tester leur réceptivité. Comment procéder ? En se réunissant régulièrement, afin de faire des « points d’étape ». Ainsi, les collaborateurs se sentiront informés, préparés et accueilleront sereinement les différents changements. Et comme le stipule cet article de Asana, une bonne communication renforce l’implication et encourage l’adhésion des équipes.

Pour cela, votre discours doit être axé sur un élément : les bénéfices que pourront tirer les collaborateurs des nouvelles solutions digitales. Il peut s’agir de :

• nouvelles missions à forte valeur ajoutée ;
• gains de temps ;
• gains d’espace (par exemple en cas de dématérialisation) ;
• processus simplifiés ;
• nouvelles responsabilités plus valorisantes…

« L’expérience collaborateur » doit ainsi rester au cœur des communications de la hiérarchie. C’est à ce prix que les collaborateurs se montreront volontaires pour prendre les nouvelles habitudes qui accompagnent inévitablement un processus de transition digitale. Il convient également de leur donner voix au chapitre : les équipes doivent pouvoir être force de propositions pour l’amélioration du quotidien grâce à de nouveaux outils. Qu’est-ce qui leur fait perdre du temps ? Comment voient-elles les choses ? Connaissent-elles des solutions pertinentes ? Les réponses à ces questions seront précieuses à l’entreprise, parce qu’elles donneront des pistes d’outils potentiels attendus par les collaborateurs… qu’ils ne rechigneront, de fait, jamais à utiliser !

Ne pas négliger la formation

Pour impliquer les collaborateurs dans la transformation digitale, il vous faut surveiller le degré de compréhension des nouvelles solutions déployées. S’ils ne comprennent pas comment fonctionne, par exemple, une nouvelle application, ils ne l’utiliseront pas — et ce même s’ils ont saisi les promesses que celle-ci peut leur offrir.

Dès lors, un impératif : ne pas négliger la formation. Elle peut durer quelques jours, une semaine entière… le tout étant de bien saisir les besoins des différents collaborateurs — qui peuvent varier d’un service à l’autre ! Les équipes ne doivent pas avoir la sensation de subir la digitalisation. Il faut qu’elles se sentent, au quotidien, en capacité de répondre aux nouveaux défis organisationnels, techniques et opératoires qu’elle entraîne. Et cela, seule une formation efficace pourra l’assurer !

Enfin, une fois le processus de digitalisation lancé et les actes de formation réalisés, il est utile d’identifier des leaders au sein des équipes. Ils assureront une transmission efficace des savoirs et pourront répondre, au quotidien, aux interrogations des salariés les moins à l’aise avec les nouveaux outils. Ainsi, les collaborateurs se sentiront écoutés, et estimeront qu’ils sont au centre du processus de transition digitale. Un impératif pour qu’ils soient véritablement impliqués et motivés !

S’appuyer sur la culture d’entreprise… ou en insuffler une nouvelle !

Et si le principal vecteur pour impliquer les collaborateurs dans la transformation digitale était… l’entreprise elle-même ? Expliquons-nous : il s’agit en effet d’un moment important pour une société, à même de modifier à la fois son présent (son quotidien, la façon dont vivent les équipes, dont elles travaillent et collaborent…) et son futur (combien d’entreprises s’en veulent aujourd’hui — par exemple Blackberry, dans le secteur des télécommunications — d’avoir raté un virage technologique capital ?).

La transformation digitale, c’est ainsi le bon moment pour renforcer la culture et l’identité d’une entreprise. Pour solidariser les collaborateurs autour d’un projet. Pour créer un nouvel état d’esprit. Celui du changement et du coup de poker gagnant !