Les plateformes collaboratives sont nombreuses, tant elles peuvent répondre à des besoins différents. Entre le réseau social d’entreprise, l’intranet, la digital workplace, les outils de management visuel et maintenant les plateformes d’intelligence collective ou les plateformes d’innovation participative… La liste est longue, et l’on se perd souvent entre ce qu’il convient d’avoir et ce dont on a vraiment besoin. Alors, quelle plateforme collaborative devez-vous choisir, selon votre réel besoin ?

Une plateforme collaborative « pour échanger » : attention à un écueil fréquent

Échanger, c’est bien, mais pour quoi faire ?

Nous avons travaillé avec de nombreux professionnels de la communication interne, des Ressources Humaines, de l’innovation ou encore de la transformation. Et souvent, au moment de se demander quelle plateforme collaborative choisir, ces professionnels se questionnent à nouveau sur leurs besoins.

Le problème, c’est qu’assez fréquemment, le besoin se résume à « pour échanger ». C’est un peu light, nous direz-vous, et pourtant nous l’entendons souvent. Pour éviter de tomber dans cet écueil du « échanger pour échanger », il convient de « détricoter » le besoin d’échanges. Et de se poser la question suivante : pour quoi faire ? En d’autres termes, que souhaitez-vous décloisonner réellement ? Et dans quel but ?

Le besoin initial est-il un besoin de partager des problèmes (ou des irritants) pour mieux les résoudre ? Ou plutôt, de proposer directement des solutions de manière collaborative ? Ou encore, de poser des questions de manière transversale ? Est-ce peut-être un besoin de faire circuler les compétences ? De créer du lien et plus de bien-être au travail ?

Bref, qualifiez le besoin de collaboration dans votre organisation !

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Votre top-management soutient-il votre élan collaboratif ?

Autre question importante à se poser lorsque l’on parle de collaboratif : la direction de votre organisation vous soutient-elle ? Nous avons déjà croisé des entreprises dans lesquelles la communication interne portait un projet collaboratif – se demandant donc quelle plateforme collaborative mettre en place. Et puis, la direction intervenait (trop) tardivement pour décider ce qui pouvait ou pas être partagé.

Si vous êtes dans ce cas, pensez à choisir une plateforme collaborative flexible, qui saura adapter en quelques clics ce qui peut être partagé ou non. Mais idéalement, définissez à l’avance avec votre direction ce qui peut ou non être partagé.

Quelle plateforme collaborative pour quel besoin ?

Voici quelques besoins que nous croisons souvent, et des suggestions d’outils pour vous guider dans vos réflexions.

Proposer des actualités de manière collaborative

Vous souhaitez partager des actualités de manière collaborative, et pas uniquement top-down. En d’autres termes, vous estimez que ce sont les collaborateurs qui font l’actualité de votre entreprise, et qu’ils sont donc en mesure de raconter eux-mêmes cette actualité.

Beaucoup de plateformes collaboratives répondront à cet usage. En revanche, soyez attentifs aux possibilités fonctionnelles en termes de droits ! En effet, plus votre outil vous apportera de la finesse dans la gestion des droits, plus vous serez en phase avec l’organisation de votre entreprise. Par exemple, certains collaborateurs pourront directement publier de nouveaux contenus, tandis que d’autres ne pourront que proposer des articles et pas les publier. Parfois, la modération s’avère indispensable ! Et enfin, certains ne pourront que commenter.

Permettre à vos collaborateurs de faire des brainstormings

Quelle plateforme collaborative pour faire un brainstorming ? Si c’est là votre besoin, optez pour un outil de management visuel. Il vous permettra, le temps d’une réunion, d’organiser les idées de vos collaborateurs. Vous pourrez ainsi classer, créer des tableaux, organiser des process ou encore prioriser les idées. Souvent, des templates préexistent sur ces outils. Ils vous permettent d’organiser les idées selon votre contexte et votre besoin.

L’usage de cet outil sera plutôt ponctuel, en réunion. Et en termes de droits, les personnes capables de l’administrer auront plutôt un profil de facilitateurs.

Faire émerger des idées et des projets

Vous souhaitez faire émerger des idées sur des périodes courtes (hackathons, appels à idées…) ou mettre en place une boîte à idées toute l’année ? Vous avez besoin d’une plateforme d’innovation participative.

Dans ce cas, il ne s’agit pas de partager des actualités de l’entreprises et des équipes. Il s’agit plutôt de proposer aux collaborateurs un espace pour partager leurs idées, leurs projets d’innovation, leurs solutions à des problèmes, ou encore leurs bonnes pratiques à démocratiser.

Les idées pourront être modérées ou non, et évaluées ou non par un jury.

Notre conseil ? Choisissez là aussi une plateforme flexible, qui vous permettra d’être en phase avec votre réalité organisationnelle. Qu’il s’agisse des droits des utilisateurs, du processus de proposition d’idées, ou de sélection des idées, vous aurez besoin d’un outil adaptable.

De plus, idéalement, votre plateforme devra permettre un maximum d’interaction autour des idées : commentaires, votes, partages, fonctionnalités interactives, etc. Bref, un maximum de fonctionnalités pour permettre aux idées d’évoluer et d’aboutir grâce à la participation active du reste des utilisateurs.

Enfin, vous pouvez attendre de votre plateforme qu’elle vous permette de monter des groupes projets. Car une fois un projet proposé, il reste à le déployer et le faire vivre ! En d’autres termes, ne laissez pas retomber le soufflé ! Cette fonctionnalité de gestion de groupes projets peut être inhérente à votre plateforme d’innovation participative, ou bien se situer dans un outil complémentaire.

Former des groupes projets

On en parlait juste au dessus, la collaboration passe bien souvent par la création de groupes projets. Au sein de ces groupes, les membres communiquent, partagent des informations et des documents, et co-construisent au quotidien leur projet. Ils peuvent s’interpeller et répondre aux commentaires les uns des autres.

Dans beaucoup d’entreprises, la solution s’appelle Microsoft Teams. Un outil très efficace pour créer des groupes et y échanger, sur le mode de la messagerie instantanée. Mais qui présente des limites en termes de pilotage global. En effet, il est difficile de piloter l’intelligence collaborative globale sur un outil tel que Teams.

Permettre à n’importe quel collaborateur de poser une question

Parfois, le collaboratif, c’est tout simplement l’entraide. Et l’entraide, c’est une manière de décloisonner les connaissances et les savoir-faire. Ainsi, il peut être intéressant d’opter pour un outil offrant un ou plusieurs espaces au sein desquels vos collaborateurs pourront poser des questions, et répondre à celles des autres.

Dans ce cas, votre outil collaboratif sera aussi un bon moyen de supprimer quelques boucles de mails inutiles 😉

Quelle plateforme collaborative tout en tout-en-un ?

Si vous vous demandez quelle plateforme collaborative choisir, il peut être intéressant d’opter pour un outil tout-en-un. En effet, chaque typologie de plateforme a ses propres limites. Or, vos besoins peuvent être multiples. Par exemple, vous pouvez avoir besoin d’un outil permettant à la fois de faire remonter des idées, de diffuser du contenu et de faire de la gestion de projet.

Chez Beeshake, nous sommes convaincu que le collaboratif doit être un tout. Ainsi, une plateforme d’intelligence collective doit permettre de :

• Créer des espaces de discussions dans lesquels on pose des questions, répond à celles des autres, et où l’on partage l’actualité ou de la veille
• Décloisonner les savoirs et les compétences, en permettant à des collaborateurs de formaliser leurs bonnes pratiques au travers de formats pédagogiques et ludiques
• Proposer des idées, des solutions, des projets innovants, aussi bien toute l’année que lors de challenges
• Informer et proposer une information la plus collaborative et accessible possible