Dans cet article, on vous dit tout sur la facilitation en entreprise : pourquoi l’utiliser, quelles sont les étapes pour briller dans cet exercice. Nous vous donnons également des exemples de méthodes et outils simples que vous pouvez utiliser durant votre atelier.
Qu’est ce que la facilitation en entreprise ?
D’après le site de l’Association for Talent Development, la facilitation en entreprise est le fait d’organiser une rencontre, un événement, ou un atelier, et d’engager les participants dans l’exploration, la création, l’invention de solutions ou d’axes d’apprentissage.
À l’inverse de la présentation, qui se caractérise par le discours descendant d’un « sachant », la facilitation fait intervenir un « guide » qui n’est pas sur le devant de la scène mais à côté. Il pose des questions, modère les conversations, propose des activités et aide les participants à progresser.
5 étapes pour réussir la facilitation en entreprise
Le site MindTools définit le rôle du facilitateur et explique les 5 étapes pour réussir la facilitation en entreprise.
1. Cadrer et structurer son atelier
Quelle que soit la taille du groupe avec lequel vous travaillez, il est essentiel d’imaginer à l’avance la structure de l’atelier. Ce cadrage permettra de s’assurer que tout le monde participe, et que le groupe ait balayé l’ensemble des sujets qui doivent être abordés. Gardez toujours en tête vos objectifs au moment de formaliser ce cadrage. Et surtout, n’oubliez pas de partager avec les participants le cadre et la structure que vous avez prévus.
Il peut être judicieux de prévoir de diviser votre groupe en sous-groupes, de manière à ce que chacun se sente plus à l’aise pour proposer des idées et contribuer à l’atelier.
Quelques considérations supplémentaires à prévoir lors de cette phase :
- Les participants ont-ils besoins d’avoir certaines informations avant de participer ? Quand est-il prévu de leur fournir ces informations ?
- La disposition de la salle correspond-elle à votre ateliers ? S’il s’agit d’une animation digitale, cela vous permet-il d’animer correctement votre atelier ?
- Disposez-vous de tout le matériel dont vous aurez besoin ?
2. Prévoir un planning
Un planning vous permettra de structurer votre atelier et de mettre chaque étape en face d’un objectif. Voici quelques questions à vous poser au moment de préparer votre planning :
- Un ice breaker est-il prévu pour permettre aux participants de se découvrir ?
- Quand prévoyez-vous le temps d’explication du cadrage et des objectifs ?
- Si vous avez prévu de diviser les participants en sous-groupes, notez le temps prévu pour chaque session
- Les participants sont-ils toujours dans le même sous-groupe ?
- Quand avez-vous prévu les temps de feedback ?
- Combien de temps votre conclusion durera-t-elle ?
3. Animer l’atelier de facilitation en entreprise
Voici quelques conseils pour vous aider à animer votre atelier de facilitation en entreprise :
- Posez le cadre de confiance : ce sont les règles qui permettront à chaque participant de se sentir libre de parler dans le respect des autres, et dans l’écoute mutuelle.
- Assurez-vous que chacun a compris son rôle, et les objectifs de l’atelier.
- Prévoyez un ice breaker, ou du moins laisser à chacun le temps de se présenter.
- Assurez-vous de maintenir une bonne énergie. Votre rôle est de maintenir les participants concentrés et motivés.
- Écoutez activement, et vérifiez que tous les participants sont engagés. Vous devez être un modèle pour les autres participants. Si quelqu’un est en retrait, demandez-vous comment vous pouvez le ramener dans le groupe.
- Écoutez également les éventuelles bavardages qui pourraient avoir lieu en parallèle de l’atelier. Il faudra canaliser ces échanges, qui seront peut-être bénéfiques à tout le groupe.
- Gardez un oeil sur la montre et le planning. Vérifiez que vous respectez votre planning et que les objectifs sont atteints. N’hésitez pas à recentrer les échanges si besoin. Régulièrement, prenez le temps de faire un point d’étape et de résumer les avancées du groupe.
4. Synthétiser et donner du sens
Il appartient également au facilitateur de donner du sens aux idées exprimées durant l’atelier, et de s’assurer de ces idées seront « actionnées » d’une manière ou d’une autre à l’issu de l’atelier.
La clé, c’est donc une fois de plus, de s’assurer que les participants ont bien compris les objectifs de l’atelier, et sont 100% engagés dans la démarche. Ainsi, ils pourront s’emparer des idées ou des solutions suggérées pour les faire vivre, même après l’atelier.
Prenez des photos de toutes les idées proposées, et notez toutes les décisions et les intentions d’actions annoncées lors de l’atelier. Cela vous permettra par exemple d’attribuer des listes de tâches à effectuer aux participants.
5. Recueillir du feedback
Après l’atelier de facilitation en entreprise, prenez le temps de noter ce qui s’est bien passé, ainsi que les axes d’amélioration. N’hésitez pas à demander le feedback des participants pour savoir comment vous pourriez vous améliorer.
Les meilleurs outils et techniques de facilitation en entreprise
Quelques outils et techniques peuvent vous aider dans la facilitation en entreprise. Certains sont issus du site de The Commons Social Change Library. Le choix de ces outils doit être défini en fonction de vos objectifs.
Des sessions d’interactivité
Les sessions d’interactivité sont des moments limités pendant lesquels, au cours d’un événement ou d’un atelier, les participants sont invités à interagir. Ils pourront répondre à des questions, composer des nuages de mot, classer des informations, etc. Une manière très ludique de faire des « pauses » au cours de votre atelier.
En plus, coup de bol, les sessions d’interactivité sont disponibles sur Beeshake !
Un ice breaker
Comme son nom l’indique, l’ice breaker est une manière de « briser la glace » entre les participants. Ceux-ci apprennent à se connaître sous un angle ludique. Souvent, l’ice breaker aide aussi à se détendre et à aborder l’atelier de manière positive.
Des enquêtes et des sondages
À la manière des sessions d’interactivité, vous pouvez prendre quelques minutes au cours de votre atelier pour proposer aux participants de répondre à un sondage ou une rapide enquête. Vous pourrez ensuite axer les échanges sur les résultats, les tendances qui se dessinent ou au contraire, des opinions divergentes.
Le partage d’expérience
Le partage d’expérience est très utile, aussi bien pour identifier des irritants que pour faire émerger des solutions à un ou plusieurs irritant(s). Là aussi, vous allez pouvoir identifier collectivement les comportements qui convergent ou divergent.
Peut-être identifierez-vous également des bonnes pratiques à valoriser et démocratiser.
Pour aller plus loin, n’hésitez pas à imaginer des mises en situations, à l’image d’ateliers de théâtre. Les participants pourront ainsi tester ce qu’ils feraient dans telle ou telle situation, et imaginer ainsi des solutions.
Les idées périphériques
Parfois, certains sujets ou questions arrivent dans la conversations. Ces sujets sont « hors sujet », ou bien prendraient trop temps à aborder au cours du temps restreint de l’atelier. Vous pouvez donc proposer aux participants de les écrire sur une feuille de papier ou un whiteboard à part. N’oubliez pas d’y revenir, en fin d’atelier ou lors d’un rendez-vous ultérieur !
