Les responsables de la transformation et de l’innovation dans les entreprises ou les organisations publiques font face à plusieurs défis du change management. Ceux-ci sont souvent liés à la complexité de leur rôle et à l’ampleur des changements qu’ils pilotent.

En discutant avec les responsables de notre écosystème, nous avons identifié 6 principaux défis rencontrés. Pour les surmonter, nous vous proposons, donc, plusieurs pistes.

1- Surmonter les défis du change management : la gestion de la résistance au changement

La transformation organisationnelle implique presque toujours un changement culturel et structurel. Cela peut susciter des résistances au changement de la part des collaborateurs. En effet, les équipes peuvent avoir peur de l’inconnu, être réticentes à adopter de nouvelles méthodes de travail ou percevoir les changements comme des menaces à leur stabilité. Cela est particulièrement vrai dans les grandes entreprises ou organisations publiques. Les hiérarchies sont bien ancrées et les processus sont souvent lourds.

Les défis du change management : Impact de la résistance au changement

• Difficulté à mobiliser l’ensemble des parties prenantes autour du projet de transformation.
• Risque de démotivation des équipes et de baisse de l’engagement.
• Freins à l’adoption de nouvelles pratiques collaboratives ou technologiques.

Comment y remédier ?

Beeshake peut faciliter ce processus en créant un environnement de collaboration ouvert et inclusif. En permettant une transformation collaborative, elle permet à chaque collaborateur d’être acteur du changement. Cela réduit ainsi la résistance au changement et favorise l’engagement.

2- La gestion des silos organisationnels

Dans de nombreuses entreprises ou organisations publiques, les équipes et départements peuvent encore fonctionner en « silos ». Cela peut rendre difficile la communication et la collaboration transversale nécessaires pour des projets d’innovation et de transformation réussis. En effet, les responsables de la transformation doivent constamment chercher des moyens de relier des équipes disparates, parfois dispersées géographiquement, et de favoriser le partage d’idées et d’informations entre elles.

Les défis du change management : Impact des silos organisationnels

• Manque de visibilité et de coordination entre les différentes équipes.
• Risque de duplication des efforts ou de perte de synergies.
• Lenteur dans la prise de décision et dans la mise en œuvre de solutions innovantes.

Comment y remédier ?

Beeshake, en centralisant la collaboration et les échanges d’idées, permet de briser ces silos. Les équipes peuvent travailler ensemble de manière plus fluide. Et ce, quelles que soient leurs fonctions ou leurs localisations géographiques, accélérant ainsi les processus d’innovation.

3- L’incertitude et la gestion de l’innovation dans un environnement volatile

Les responsables de l’innovation sont plus que jamais confrontés à un environnement VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity & Ambiguity). Les évolutions technologiques, économiques, environnementales et sociales rendent difficile la prévision des succès. Dans ce contexte, il devient essentiel de tester rapidement des idées, d’être agile et de faire face aux échecs sans compromettre la direction stratégique.

Les défis du change management : Impact de l’innovation dans un environnement volatile

• Difficile de savoir quelles initiatives innovantes investir pour maximiser l’impact.
• Risque de stagnation ou de fausse innovation si l’approche n’est pas suffisamment agile.
• Problèmes de priorisation et d’adaptabilité face à des changements rapides du marché.

Comment y remédier ?

Beeshake soutient une approche agile de l’innovation. La plateforme permet à toutes les parties prenantes de contribuer rapidement, tester des idées et ajuster les processus en temps réel. Grâce à ses fonctionnalités collaboratives, elle favorise l’expérimentation et l’adaptation rapide aux changements. Et ce, tout en centralisant les retours et en favorisant la prise de décisions collectives.

4- Manque de budget pour accompagner les démarches de transformation et d’innovation

Les projets de transformation et d’innovation nécessitent souvent des investissements importants, tant en termes de technologies que de ressources humaines. Les responsables de ces démarches se trouvent fréquemment confrontés à une allocation budgétaire limitée ou à une difficulté à justifier les investissements nécessaires face à des priorités concurrentes. Notamment dans les organisations publiques où les budgets sont souvent restreints.

Les défis du change management : Impact du manque de budget

• Pénurie de ressources : Manque de financement pour déployer de nouvelles processus, projet d’entreprise ou même pour former les équipes aux nouvelles pratiques.
• Difficulté à faire évoluer les infrastructures : Impossibilité d’investir dans des solutions modernes de collaboration ou d’innovation en raison des contraintes financières.
• Frein à la mise en œuvre des projets : Les projets sont souvent freinés, réduits ou reportés faute de moyens suffisants, ce qui peut impacter le rythme de la transformation.

Comment y remédier ?

Beeshake se positionne comme une solution à la fois efficace et économique pour les projets d’innovation collaborative. La plateforme centralise la gestion des idées et des projets sur un seul et même espace. Cela réduit le besoin de plusieurs outils coûteux tout en maximisant l’impact des initiatives d’innovation. Sa nature flexible et scalable permet aussi de l’adapter à différents types de budgets. Ce qui en fait une solution accessible même pour des organisations ayant des ressources limitées.

5- Manque de sponsorship de la part du top management

Si les dirigeants ne s’engagent pas activement dans les projets de transformation ou ne soutiennent pas l’innovation, cela peut entraîner un manque de légitimité pour les responsables de ces initiatives. Cela rend, alors, plus difficile l’implication des équipes et l’allocation de ressources nécessaires.

Les défis du change management : Impact du manque de sponsorship du top management

• Manque de visibilité : Les initiatives peuvent sembler secondaires ou peu prioritaires sans le soutien du top management.
• Démotivation des équipes : Les collaborateurs peuvent percevoir les efforts d’innovation comme étant non soutenus ou sans avenir si les dirigeants ne sont pas pleinement investis.
• Manque de clarté stratégique : Sans sponsorship exécutif, les objectifs peuvent paraître flous ou contradictoires, ce qui rend difficile l’alignement des équipes sur les priorités.

Comment y remédier ?

Beeshake peut également jouer un rôle clé ici. Et ce, en offrant une plateforme qui centralise les initiatives liées à la démarche et fournit des outils de suivi clairs. Un point essentiel pour visibiliser les résultats auprès du top management. Cela peut faciliter la démonstration des progrès réalisés et renforcer l’adhésion des dirigeants. Ils peuvent, ainsi, voir concrètement les retombées des initiatives collaboratives. La plateforme peut être utilisée pour impliquer les dirigeants dans des processus de co-création et ainsi renforcer leur engagement. Et ce, tout en leur offrant une vue d’ensemble sur les projets d’innovation en cours.

6- La multiplication des outils existants

Ce phénomène est particulièrement présent dans les grandes entreprises ou les organisations publiques. Des outils multiples ont été adoptés au fil du temps sans forcément être cohérents entre eux, ni adaptés aux besoins réels des équipes.

Les défis du change management : Impact de la multiplication des outils existants

• Complexité de l’intégration des outils existants : Lorsqu’une organisation utilise déjà une multitude d’outils pour la gestion de projets, la communication, la collaboration, ou encore la gestion documentaire, intégrer un nouvel outil dans un écosystème déjà saturé devient extrêmement difficile. Les équipes peuvent être réticentes à ajouter encore un outil, surtout si elles jugent que les outils en place sont déjà suffisants.
• Difficulté à engager les collaborateurs : L’adhésion des collaborateurs à un nouvel outil ou une nouvelle méthode de travail dépend en grande partie de sa simplicité et de son intégration avec les outils existants. Si l’outil proposé est perçu comme redondant ou complexe, il peut rapidement être rejeté, ce qui compromet les efforts d’innovation.
• Manque de cohérence entre les outils : L’utilisation de plusieurs outils pour des finalités similaires ou voisines peut entraîner une perte de temps, une gestion inefficace des informations, et des risques d’erreurs ou de duplication des données. Cela complique également la gestion de la collaboration à grande échelle, car les informations sont disséminées sur plusieurs plateformes.

Comment y remédier ?

Beeshake peut justement jouer un rôle clé pour réduire cette complexité et simplifier la transition en offrant plusieurs avantages :

1. Centralisation des outils : Beeshake peut centraliser une partie de la collaboration, de la gestion des idées, de l’innovation et de la communication en un seul outil. Cela permet de réduire le besoin de multiplier les solutions et de créer un environnement plus cohérent pour les utilisateurs. En centralisant tout cela dans une plateforme intuitive et facile à prendre en main, Beeshake simplifie le processus pour les collaborateurs et les responsables.
2. Simplicité d’adoption : L’un des grands avantages d’une solution comme Beeshake réside dans sa simplicité d’utilisation. Si l’outil est facile à intégrer et à utiliser, les collaborateurs auront moins de réticence à l’adopter. En effet, il s’intègre de manière transparente à leurs flux de travail existants. De plus, sa flexibilité permet de l’adapter à différents types de processus collaboratifs et de projets d’innovation. Cela permet de réduire ainsi la nécessité de multiplier les outils.
3. Complémentarité avec les outils existants : Au lieu de créer un nouveau « silo », Beeshake peut s’intégrer facilement à l’écosystème existant sans perturber les habitudes des équipes.
4. Facilitation de l’adhésion : En impliquant les collaborateurs dans des processus collaboratifs transparents et en leur offrant des fonctionnalités adaptées à leurs besoins (comme le partage d’idées, le feedback rapide, la remontée d’irritants), Beeshake crée une adhésion naturelle à la plateforme. Lorsque les collaborateurs voient l’utilité immédiate de l’outil dans leur quotidien et qu’il simplifie leurs interactions avec les autres équipes, l’adoption est généralement plus rapide.

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