Pour mettre en place un système de remontée et de management des idées, il est indispensable de trouver le bon outil. Et le bon outil, c’est une plateforme d’idéation adaptée à votre culture d’entreprise, capable de capter les idées ou les bonnes pratiques, et d’en suivre le développement et la diffusion dans votre organisation.
Un excellent article de l’expert George Krasadakis explique qu’il est préférable pour une organisation de faire appel à une plateforme d’idéation du marché. En effet, le développement d’une solution « maison » sera plus cher, long et risqué que de faire appel à un outil en SaaS. Attention à ce que, comme Beeshake, votre outil soit capable de s’adapter à vos besoins spécifiques 😉
De plus, une plateforme d’idéation doit bien sûr permettre de manager la remontée d’idées. Mais surtout, elle doit impérativement encourager et faciliter cette remontée d’idée, de manière collaborative. Une bonne plateforme d’idéation est toujours en action, prête à accueillir de nouvelles idées, et donnant des nouvelles de celles déjà proposées. Pour les administrateurs, c’est une plateforme qui permet de manager facilement les idées, et de communiquer tout aussi simplement à leur sujet.
Voici les 10 critères essentiels sélectionnés dans l’article de George Krasadakis pour choisir la bonne plateforme d’idéation.
1. Une plateforme d’idéation toujours accessible
Cela peut paraitre évident, mais une bonne plateforme d’idéation doit être toujours disponible pour ses utilisateurs. En effet, souvent, les collaborateurs sont invités à participer à des challenges innovation, des appels à idées sur des thématiques spécifiques, ou des hackathons. C’est l’innovation participative provoquée.
Mais il faut également prévoir un espace d’idéation en continu, pour développer l’amélioration continue. Car vos collaborateurs peuvent avoir une idée en dehors de tout événement ! Il faut donc les encourager à la proposition d’idées toute l’année.
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2. Un accès à une bibliothèque d’idées
Votre plateforme d’idéation doit rendre les idées accessibles à tous. Classées par thématiques, les idées doivent être faciles à retrouver et à découvrir par l’ensemble de votre communauté de collaborateurs. Car les idées sont vivantes ! Elles sont prêtes à être découvertes par la bonne équipe, dans le bon contexte et au bon moment. C’est pourquoi l’ensemble des collaborateurs doivent pouvoir les consulter, les enrichir, et demander à les rejoindre !
NB. La fonctionnalité « Demander à rejoindre l’équipe projet » de Beeshake peut vous aider si vous souhaitez encourager vos collaborateurs à participer aux idées proposées.
3. Une plateforme d’idéation adaptable, comme vous !
L’expert George Krasadakis le dit très clairement : des règles trop strictes, avec trop d’instances de validation et de deadlines peut tuer l’innovation !
Veillez à définir un cadre, mais à rester flexibles, adaptables et efficaces. En effet, vous ne savez pas à l’avance ce qui va être proposé par vos collaborateurs. Votre dispositif doit donc être capable de s’adapter dans le temps.
4. La transparence avant tout
Soyez transparent(e)s sur votre dispositif d’innovation participative. Expliquez à l’avance quels sont les grands principes de la démarche. Voici quelques principes sur lesquels vous pouvez communiquer :
- Les objectifs de la démarche
- Ce qui est attendu des collaborateurs
- Comment vous allez aider les collaborateurs pour stimuler l’idéation
- Comment se décompose votre processus de sélection des idées
- Qui participe au jury de sélection des idées
- Ce que vous prévoyez pour les idées non retenues
5. Être ou ne pas être… anonyme ?
Plusieurs écoles se confrontent sur le sujet de l’anonymat. Chez Beeshake, nous sommes en faveur des idées proposées « à visage découvert », mais l’anonymat présente tout de même des avantages.
Les avantages de l’anonymat sur votre plateforme d’idéation
L’anonymat permet de tester les idées, indépendamment des affinités avec son ou ses porteur(s). En effet, les collaborateurs pourront soutenir l’idée, l’enrichir ou apporter des critiques constructives, sans prendre en compte leurs éventuelles affinités (ou oppositions) avec les personnes l’ayant proposée. L’idée ne pourra qu’en bénéficier.
Lever l’anonymat : d’autres avantages
Si les collaborateurs proposent des idées en leur nom, vous travaillez plus facilement le sentiment de fierté et de reconnaissance. En effet, ils seront identifiés par tous comme des collaborateurs engagés, et force de proposition sur des sujets d’innovation.
6. Des fonctionnalités de collaboration
La collaboration est une composante essentielle d’une culture de l’innovation efficace. Votre plateforme d’idéation doit donc promouvoir la collaboration, et proposer des fonctionnalités permettant à chaque utilisateur de partager son avis, ses connaissances et sa veille.
Bref, au coeur de l’idéation, se trouve l’intelligence collective ! Ce type d’outil va favoriser la circulation des compétences au profit de la création de valeur collective.
7. L’enrichissement des équipes projet
Une idée doit pouvoir être proposée par un collaborateur, ou par une équipe de collaborateurs. Mais l’équipe projet n’est pas figée ! En effet de la même manière qu’une idée est vivante, une équipe est vivante !
Il est donc possible qu’une idée proposée sur votre plateforme d’idéation intéresse particulièrement certains collaborateurs. Ceux-ci pourront tout simplement voter pour elle, ou bien carrément demander à rejoindre l’équipe projet ! Dès lors, l’auteur du projet recevra une demande d’adhésion. Il pourra alors aller voir le profil des candidats, explorer leurs compétences, et sélectionner ceux qu’il souhaite. Bien sûr, il pourra aussi directement inviter dans son équipe projet des personnes dont le profil lui semble intéressant.
8. L’envoi des notifications efficaces
Chez Beeshake, nous identifions 2 types d’acteurs de l’innovation participative :
- Les acteurs de l’innovation : ce sont les collaborateurs qui participent en proposant des idées
- Les ambassadeurs de l’innovation : il s’agit de toutes les personnes qui ne proposent pas forcément d’idées, mais qui participent tout de même à la démarche en enrichissant les idées des autres, en les commentant, en les soutenant, en posant des questions ou en partageant leurs expériences.
Il est essentiel de communiquer efficacement auprès de ces 2 publics.
Les notifications destinées aux acteurs de l’innovation vont concerner le suivi de leur projet, les nouveaux commentaires les concernant, ou encore les demandes d’autres utilisateurs à rejoindre leur équipe projet.
Quant aux notifications envoyées aux ambassadeurs de l’innovation, elles vont être beaucoup plus larges. En effet, ils peuvent recevoir des notifications dès qu’un nouveau projet est publié, dès qu’un commentaire est apporté à l’une de leurs suggestions, ou pour les informer d’une actualité sur un projet qu’ils suivent.
En complément des notifications automatiques, nous vous invitons vivement à envoyer régulièrement des newsletters internes récapitulant l’actualité de l’innovation participative dans votre organisation.
9. Un accès à des statistiques directement sur votre plateforme d’idéation
Une plateforme d’idéation avec un bon système de management des idées doit impérativement proposer un tableau de bord statistique. Les administrateurs de l’outil pourront y découvrir des statistiques de participation, d’engagement, de préférences en termes de thématiques d’idées proposées, etc. Bref, ils pourront réellement piloter le niveau d’activité et d’engagement dans l’innovation participative.
10. Votre plateforme d’idéation est un espace de partage et de valorisation
On le disait un peu plus haut, une bonne plateforme d’idéation est une plateforme d’intelligence collective. En effet, ce doit être un espace ouvert, ou chacun doit pouvoir contribuer.
Pour aller plus loin, et si vous vous tourniez vers une plateforme gamifiée ?
Car la gamification permet d’aller plus loin dans la reconnaissance des acteurs et des ambassadeurs de l’innovation. Vous pouvez ainsi diffuser un tableau des « influenceurs de l’innovation » régulièrement.